Zaman ve öncelik yönetimi
İş listesini önem ve aciliyete göre ayırmayı, bölünmeleri azaltmayı ve haftayı korunan odak zamanlarıyla planlamayı katılımcıların kendi işleri üzerinden uygulatan yarım günlük program.
Eğitimin son bölümünde her katılımcı gelecek haftasını takvimine işlemiş olarak ayrılır: odak gerektiren işler için ayrılmış zaman blokları, her gün için üç öncelik ve gün sonunda birkaç dakikalık bir gözden geçirme. Program boyunca örnekler kurgusal vakalardan değil, katılımcıların eğitime getirdiği gerçek iş listelerinden seçilir.
Eğitimden birkaç gün önce gönderdiğimiz kısa zaman kullanımı anketi, bölünmelerin nereden geldiğini görünür kılar: e-posta ve anlık mesajlar, plansız toplantılar ya da masaya gelen sözlü talepler. Eğitimde bu tablo üzerinden hangi bölünmenin kişisel bir alışkanlıkla, hangisinin ancak ekip düzeniyle azalacağı ayrılır. Önem ve aciliyet matrisi (Eisenhower matrisi) de aynı gerçek listelere uygulanır.
Aynı ekipten katılımcılar birlikte katıldığında program ortak bir iletişim anlaşmasıyla kapanır: hangi konunun hangi kanaldan iletileceği, mesajlara beklenen yanıt süresi ve toplantısız zaman aralıkları. Yöntem belirli bir uygulamaya bağlı değildir; örnekler şirketinizde zaten kullanılan takvim ve e-posta araçları üzerinden gösterilir.
Zamanın büyük kısmını toplantılar alıyorsa Etkili toplantı yönetimi, yöneticilerin günü başkasına devredilebilecek işlerle doluyorsa Delegasyon ve yetkilendirme programı bu eğitimi tamamlar.
Katılımcılar eğitim sonunda
- İş listesini önem ve aciliyete göre dört gruba ayırır; her iş için yapma, planlama, devretme ya da bırakma kararı verir.
- Bölünmelerinin kaynağını belirler ve en çok zaman alan iki kaynak için somut bir önlem seçer.
- Odak gerektiren işler için takviminde korunan zaman blokları ayırır.
- Haftalık planlama ve gün sonu gözden geçirmesini kısa ve sürdürülebilir bir rutin olarak uygular.
- Öncelikler çatıştığında hangi işin gecikeceğini görünür kılarak yöneticisiyle yeniden önceliklendirme yapar.
Program içeriği
- Bölünme haritasıÖn anket sonuçlarıyla zamanın nereye gittiği ve bölünmelerin hangi kanallardan geldiği çıkarılır.
- ÖnceliklendirmeÖnem ve aciliyet matrisi katılımcıların gerçek iş listelerine uygulanır; devredilecek ve bırakılacak işler ayrılır.
- Odak ve iletişim kurallarıOdak blokları, bildirim düzeni ve ekip için kanal ve yanıt süresi anlaşması hazırlanır.
- Haftalık planGelecek hafta takvime işlenir; günlük üç öncelik ve gün sonu gözden geçirme rutini kurulur.
Kimler katılmalı?
- Gün içinde çok sayıda talep, e-posta ve mesajla çalışan beyaz yakalı çalışanlar
- Aynı anda birden fazla proje veya dosya yürüten uzmanlar
- Ekibinin önceliklerini ve iş yükünü dengelemek isteyen yöneticiler
Bu eğitim hakkında sorular.
Program, süre ve katılımcı sayısı ihtiyacınıza göre uyarlanır.
Öncelikleri çoğunlukla yöneticisi belirleyen bir çalışan bu eğitimden ne kazanır?
Önceliği kim belirlerse belirlesin, işlerin süreye sığmadığını erken görmek ve bunu yöneticiye doğru biçimde taşımak çalışanın elindedir. Eğitimde yeni bir iş geldiğinde hangi işin gecikeceğini gösteren kısa bir yeniden önceliklendirme konuşması prova edilir. Karar yine yöneticide kalır, ama eksiksiz bilgiye dayanarak verilir.
İşi gün boyu gelen talepleri karşılamak olan rollerde yöntemler nasıl uyarlanıyor?
Müşteri hizmetleri, asistanlık ya da iç destek gibi rollerde amaç bölünmeleri ortadan kaldırmak değil, onları öngörülebilir kılmaktır. Bu ekiplerde gün içine tampon süreler koymak, benzer talepleri toplu yanıtlamak ve ekip içinde talepleri sırayla karşılayan bir nöbet düzeni kurmak gibi uyarlamalar çalışılır.
Zaman sorunu aslında iş yükünün fazlalığından kaynaklanıyorsa ne oluyor?
Planlama teknikleri kapasiteyi artırmaz, mevcut zamanın daha bilinçli kullanılmasını sağlar. Ön anket ve eğitimdeki iş listeleri işlerin çalışma süresine sığmadığını gösteriyorsa bunu yönetime ayrıca bildiriyoruz. Böyle bir durumda çözüm bireysel alışkanlıkta değil, iş dağılımı, kadro ya da süreç kararlarındadır.
Verimlilik ve dijital yetkinlikler alanındaki diğer eğitimler
Tüm eğitimlerEtkili toplantı yönetimi
Toplantıya gerçekten gerek olup olmadığına karar vermekten davete, süre yönetiminden karar kaydına kadar toplantıyı baştan sona yeniden kuran uygulamalı program.
OrtaExcel ile raporlama ve veri analizi
Ham veriyi temizleme, ÇOKETOPLA ve DÜŞEYARA gibi formüller, özet tablolar ve her ay yeni veriyle yenilenen rapor şablonları üzerine iki günlük uygulamalı Excel eğitimi.
OrtaVeriyle karar verme ve temel göstergeler
Yöneticilere doğru göstergeyi seçmeyi, raporları yanıltıcı karşılaştırmalara düşmeden okumayı ve bir kararı veri, varsayım ve riskleriyle birlikte sunmayı öğreten bir günlük eğitim.