Kurumsal etkinlik, catering ve organizasyon
Toplantıdan lansmana, eğitim gününden yıl sonu buluşmasına kadar kurumsal etkinliklerinizin akışını, ikramını ve sahadaki ekibini planlıyor, etkinlik günü operasyonu sahada yönetiyoruz.
Kurumsal etkinlik ve catering organizasyonu; toplantı, lansman, bayi buluşması ya da eğitim günü gibi şirket etkinliklerinin akışının, bütçesinin, mekânının, ikramının ve saha ekibinin tek bir ekip tarafından planlanıp yönetilmesidir. Nexora brifle başlar, tedarikçileri ve sahadaki ekibi tek operasyon planında toplar, etkinlik günü akışı yönetir ve sonrasında katılımcı geri bildirimi ile maliyet raporu sunar.
Bir kurumsal etkinlikte ikram, teknik donanım, karşılama ve mekân ayrı tedarikçilerden gelebilir. Operasyon planı bu parçaları tek belgede birleştirir: kimin ne zaman, nerede ve neyle sorumlu olduğu, ikramın hangi arada servis edileceği ve teknik ekibin salona ne zaman gireceği baştan yazılır; etkinlik günü sahadaki koordinasyon bu plana göre yürür. Eğitim günlerinde salon, ikram ve katılım yönetimini aynı ekip üstlenebilir; kurumsal eğitim programlarıyla birlikte planlandığında siz yalnızca içeriğe odaklanırsınız.
Teklif istemeden önce netleştirilecekler
- Amaç ve katılımcılar: Bilgilendirme toplantısı mı, lansman mı, kutlama mı; katılımcılar çalışanlar mı, bayiler ve müşteriler mi?
- Tarih ve kişi sayısı: Kesin tarih ya da alternatifler, tahmini katılım ve kesin sayının teyit edileceği son gün.
- Mekân: Kendi ofisiniz, otel ya da ayrı bir mekân; oturma düzeni ve ulaşım.
- Akış ve teknik ihtiyaç: Oturumların sayısı ve süresi; ses, görüntü ve sahne gereksinimleri.
- İkram ve beslenme bilgisi: Kahve arası, öğle yemeği, kokteyl ya da akşam yemeği; vejetaryen menü ve alerji gibi özel ihtiyaçlar.
- Bütçe ve onay: Bütçe aralığı ve kararı kimin, hangi tarihe kadar vereceği.
Maliyeti hangi kararlar değiştirir?
Başlıca kalemler katılımcı sayısı, etkinliğin süresi ve ikram türüdür; kahve arası ile oturmalı akşam yemeği arasında hem menü hem servis ekibi ihtiyacı değişir. Mekân kirası, teknik ekipman, saha ekibinin sayısı ve çalışma saatleri, ulaşım ve tarihin yoğun bir döneme denk gelmesi de bütçeyi etkiler. Kesin katılımcı sayısını bildireceğiniz son tarihi planın başında belirlemek, ikram bütçesindeki sapmayı azaltır.
Organizasyon hizmeti mi, doğrudan tedarikçi mi?
Yalnızca yemek siparişi ya da tek bir tedarikçi gerekiyorsa doğrudan bir catering firmasıyla çalışmak daha yalındır; otellerin toplantı paketleri de mekân, ikram ve temel teknik donanımı bir arada sunabilir. Organizasyon hizmeti; birden fazla tedarikçinin, katılımcı listesinin ve sahadaki ekibin aynı anda yönetilmesi gerektiğinde ya da idari ekibinizin bu yükü taşıyacak zamanı olmadığında anlam kazanır.
Etkinlikte üstlendiğimiz işler
Etkinliğin ölçeğine göre tüm kalemler ya da yalnızca ihtiyaç duyduğunuz kısımlar alınabilir.
Planlama ve bütçe
Etkinlik akışı, takvim ve bütçe kalem kalem birlikte çıkarılır.
Mekân ve teknik düzen
Mekân seçimi, oturma düzeni ve ses, görüntü ekipmanı etkinliğin formatına göre planlanır.
İkram ve menü
Menü, servis düzeni ve özel beslenme ihtiyaçları catering tedarikçisiyle birlikte organize edilir.
Saha ekibi
Karşılama, servis ve koordinasyon için gereken ekip sağlanır.
Etkinlik günü operasyonu
Akış, zamanlama ve tedarikçi koordinasyonu sahada operasyon planına göre yönetilir.
Değerlendirme ve maliyet raporu
Katılımcı geri bildirimleri ve gerçekleşen maliyet, bütçeyle karşılaştırılarak raporlanır.
Hizmet nasıl işler?
Etkinliğin büyüklüğü adımların süresini değiştirir, sırasını değil.
Brif
Amacı, katılımcı profilini, tarihi ve bütçe aralığını dinliyoruz.
Plan ve teklif
Akış, mekân, menü ve ekip planını bütçesiyle birlikte sunuyoruz.
Hazırlık
Tedarikçileri, katılım teyitlerini ve saha ekibini operasyon planına bağlıyoruz.
Etkinlik günü
Kurulumdan kapanışa kadar sahadaki operasyonu yönetiyoruz.
Kapanış
Katılımcı geri bildirimini ve gerçekleşen maliyet raporunu paylaşıyoruz.
Kimler için uygun?
- Bayi toplantısı, lansman ya da müşteri etkinliği düzenleyen şirketler
- Kurum içi eğitim günleri ve yıl sonu buluşmaları planlayan İK ekipleri
- Birden fazla tedarikçiyi tek muhatapla yönetmek isteyen idari işler birimleri
- Bünyesinde etkinlik ekibi bulunmayan küçük ve orta ölçekli işletmeler
Yemeği hazırlayan ve sunan firma 5996 sayılı Kanun kapsamında gıda işletmecisidir: Tarım ve Orman Bakanlığı kaydı (işletme kayıt belgesi) zorunludur ve kendi faaliyet alanındaki gıda güvenilirliği şartlarını sağlamakla yükümlüdür. Türk Gıda Kodeksi etiketleme kurallarına göre toplu tüketimde ambalajsız sunulan yiyeceklerin adı ve içerdiği alerjenler menü, kart ya da benzeri araçlarla tüketiciye bildirilir. Teklif aşamasında catering tedarikçisinin kayıt belgesini istemek bu sorumluluğu baştan netleştirir.
İlgili hesaplama araçları
Tüm araçlarCatering, Etkinlik ve Organizasyon hakkında sorular.
Sorunuzun cevabı yoksa uzmanımıza doğrudan sorun.
Etkinlik organizasyonu için ne kadar önce iletişime geçmeliyiz?
Küçük bir toplantı için iki hafta genellikle yeterlidir. Yüz kişiyi aşan ya da ayrı bir mekân gerektiren etkinliklerde planlamaya en az dört ila altı hafta önce başlamanızı öneririz; tarih yıl sonu gibi yoğun bir döneme denk geliyorsa bu süreyi uzatmak mekân ve tedarikçi seçeneklerini genişletir.
Özel beslenme ve alerji ihtiyaçları nasıl karşılanıyor?
Vejetaryen menü isteyen ya da gluten, süt, sert kabuklu meyveler gibi alerjenlerden kaçınması gereken katılımcıların bilgisi katılımcı listesiyle birlikte alınır ve menü buna göre tedarikçiyle planlanır. Çölyak ya da ciddi gıda alerjisi gibi durumlarda ayrı hazırlığın ve çapraz bulaşma önlemlerinin tedarikçi tarafından açıkça teyit edilmesi gerekir.
Etkinlik için yalnızca servis ya da karşılama personeli alabilir miyiz?
Ekip bizim operasyon planımız ve koordinasyonumuzla çalışıyorsa bu, organizasyon hizmetinin bir parçasıdır. Personeli kendi talimatınızla çalıştırmak istiyorsanız ilişki bir personel teminine dönüşür ve İş Kanunu'nun 7. maddesindeki geçici iş ilişkisi kurallarına tabi olur: kanunda sayılan hallerden birine dayanmalı, yazılı olarak ve o hal için öngörülen süre içinde kurulmalıdır. Hangi modelin uygun olduğunu talep aşamasında birlikte belirleriz.
Katılımcı listesi ve etkinlik fotoğrafları için nelere dikkat edilmeli?
Ad, iletişim bilgisi ve fotoğraf gibi bilgiler kişisel veridir; KVKK'ya göre katılımcılara, veriler toplanırken hangi amaçla işleneceği, kimlere aktarılabileceği ve hakları hakkında bilgi verilmelidir. Alerji bilgisi sağlıkla ilgili olduğu için özel nitelikli kişisel veri sayılır; işlenmesi açık rıza gibi kanunda sayılan şartlardan birine bağlıdır ve yalnızca menü planlaması için gereken kişilerle paylaşılmalıdır. Fotoğraf ya da video çekilecekse bunu davet aşamasında duyurmak iyi bir uygulamadır.
Tarihi ve kişi sayısını yazın, planı birlikte kuralım.
Etkinlik türünü, tercih ettiğiniz mekânı ve bütçe aralığını da eklerseniz akış, ikram ve ekip önerisini buna göre hazırlayalım.