Bir dönemde ilan ve test için 18.000 TL harcanan, İK ve yönetici zamanı ile oryantasyonun 36.800 TL tuttuğu ve 4 kişinin işe alındığı bir şirkette işe alım başı maliyet (cost per hire) 13.700 TL'dir; hesap, dış ve iç maliyetlerin toplamının aynı dönemdeki işe alım sayısına bölünmesiyle yapılır. Pozisyonların ortalama 30 gün boş kalmasından doğan günlük 1.500 TL'lik katma değer kaybı eklendiğinde işe alım başına toplam etki 58.700 TL'ye çıkar. Dönemleri ya da şirketleri karşılaştırırken maliyete hangi kalemlerin dahil edildiği sabit tutulmalıdır.
Formdaki alanlar: dış ve iç maliyet
| Alan | Grup | Değer nereden alınır? |
|---|---|---|
| İlan ve yayın | Dış | Kariyer sitesi, sosyal medya ve basılı ilan faturaları |
| Ajans ve danışmanlık | Dış | Seçme ve yerleştirme ya da aday arama bedelleri |
| Test ve değerlendirme | Dış | Envanter, yetenek testi ve benzeri araç ücretleri |
| Seyahat ve diğer | Dış | Aday ulaşım ve konaklama giderleri |
| İK ve yönetici zamanı | İç | Aday tarama, mülakat ve koordinasyon saatleri ile saatlik maliyetin çarpımı |
| Oryantasyon ve ekipman | İç | İlk günlerin eğitimi, bilgisayar, hesap açılışı ve benzeri giderler |
Saatlik maliyette brüt ücret yerine işverene toplam maliyeti kullanın; brüt ücret SGK ve işsizlik sigortası işveren paylarını içermediği için iç maliyeti olduğundan düşük gösterir. Aylık tutarı işveren maliyeti hesaplama aracıyla bulup aylık çalışma saatine bölebilirsiniz.
Dönem ve hacim etkisi
İşe alım başı maliyet = (Dış maliyetler + İç maliyetler) / İşe alım sayısı
Boş pozisyon maliyeti = Boş kalınan gün x Günlük katma değerGiderler ile işe alım sayısı aynı dönemi kapsamalıdır. Bir dönemde başlayıp sonraki dönemde sonuçlanan süreçlerde bu eşleşme bozulur; az sayıda işe alım yapan şirketlerde maliyeti her pozisyon için ayrı toplamak daha doğru sonuç verir.
Gösterge işe alım sayısına da duyarlıdır. Aynı 54.800 TL'lik harcamayla 4 yerine 8 kişi alınsaydı işe alım başı maliyet 13.700 TL'den 6.850 TL'ye inerdi; süreç verimlileşmeden de gösterge iyileşmiş görünür. Dönemleri karşılaştırırken işe alım sayısını ve ekip maaşları ya da yıllık platform üyelikleri gibi sabit giderleri ayrıca izleyin.
Boş pozisyon maliyetini tahmin etmek
Boş pozisyon maliyeti muhasebede ayrı bir kalem olarak görünmez: pozisyon boşken yapılamayan satış, karşılanamayan sipariş ya da işi üstlenen ekibin fazla mesaisi bu kaybı oluşturur. Araç bu kalemi, pozisyonun ortalama boş kaldığı gün ile günlük katma değerin çarpımı olarak hesaplar ve işe alım başı maliyetten ayrı gösterir.
Günlük katma değer en belirsiz girdidir; varsayımınızı yazılı tutun. Gelir üreten rollerde pozisyonun günlük satış ya da üretim katkısı, destek rollerinde işi devralanların fazla mesai maliyeti makul bir başlangıç noktasıdır. Örnekte boş kalma süresi 30 günden 15 güne inseydi boş pozisyon maliyeti 45.000 TL'den 22.500 TL'ye, işe alım başına toplam etki 58.700 TL'den 36.200 TL'ye düşerdi.
Dış destek alıp almamaya karar verirken ajans bedelini tek başına değil, azalan iç zaman ve boş kalınan günlerle birlikte değerlendirin; aracı iki senaryo için ayrı ayrı çalıştırmak karşılaştırmayı somutlaştırır. Uzmanlık gerektiren pozisyonlarda seçme ve yerleştirme desteği bu karşılaştırmanın seçeneklerinden biridir.
Başka rakamlarla karşılaştırmadan önce
Temel formül yaygın olarak kullanılır ve ABD'de SHRM ile ANSI'nin ortak işe alım maliyeti standardı da bu yapıya dayanır; ancak hangi kalemin maliyete gireceği kaynaktan kaynağa değişir. Bazı tanımlar yöneticilerin mülakat zamanını ya da işe başladıktan sonraki eğitim ve oryantasyon giderlerini işe alım maliyetine katmaz. Bu araç ikisini de iç maliyete ekler: örnekteki 8.000 TL'lik oryantasyon ve ekipman gideri dışarıda bırakıldığında aynı dönemin işe alım başı maliyeti 11.700 TL çıkar.
Başka bir şirketin ya da bir raporun rakamıyla karşılaştırmadan önce kapsamı eşitleyin; en güvenilir karşılaştırma, aynı tanımla hesaplanmış kendi dönemleriniz ve pozisyon gruplarınız arasındadır. Düşük maliyetli bir işe alım kısa sürede ayrılışla sonuçlanırsa pozisyon yeniden açılır; bu nedenle maliyeti personel devir hızı ve ilk aylarda ayrılanların oranıyla birlikte izleyin.
Sık sorulan sorular
İşe alım maliyeti ile personel devir maliyeti aynı şey mi?
Hayır. Devir maliyeti ayrılışla başlar: şartları oluşmuşsa kıdem tazminatı, ihbar tazminatı ve kullanılmayan izin ücreti gibi ödemeler, pozisyonun boş kaldığı süre, yeni işe alım ve yeni çalışanın tam verime ulaşana kadar geçen dönem bu maliyetin parçalarıdır. İşe alım başı maliyet bu zincirin yalnızca bir halkasıdır.
Ücretsiz ilan kanalları kullanılırsa maliyet sıfıra iner mi?
İnmez. Dış giderler düşer, ancak aday tarama ve mülakatlara harcanan zaman iç maliyet olarak kalır. Örnekte ilan ve test giderleri sıfır olsaydı da İK ve yönetici zamanı ile oryantasyon nedeniyle işe alım başına 9.200 TL maliyet kalırdı.
Yeni çalışanın tam verime ulaşma süresi hesaba katılmalı mı?
Yaygın işe alım başı maliyet tanımları işe başladıktan sonraki bu kaybı içermez ve araçta bunun için ayrı bir alan yoktur. Rolünüzde öğrenme süresi uzunsa kaybı ayrı bir kalem olarak tahmin edip toplam etkiye eklemek, işe alım kararlarını daha gerçekçi değerlendirmenizi sağlar.