İç denetim ve kontrol hizmetleri
Özlük dosyası, puantaj, SGK bildirgesi ve İSG belgeleri aynı soruyla incelenir: kayıt, mevzuatın istediğini ve sahada olanı gösteriyor mu? Bulgular risk düzeyine ve düzeltme süresine göre sıralanır.
Nexora'nın iç denetim hizmeti finansal bir denetim değil; İK, bordro, SGK, çalışma süreleri, iş sağlığı ve güvenliği ve KVKK uygulamalarının mevzuata uygunluğunu kayıtlar üzerinden örneklemle kontrol eden bir uyum denetimidir. Her bulgu dayanağı, risk düzeyi ve düzeltme adımıyla raporlanır. Aynı eksiklik denetimde değil işverence kendiliğinden düzeltildiğinde, 5510 sayılı Kanun'daki idari para cezaları belirgin biçimde düşer.
Kendiliğinden düzeltme ile denetimde tespit arasındaki fark yasada rakamla yazılıdır. 5510 sayılı Kanun'a göre süresinde verilmeyen işe giriş bildirgesinde ceza her sigortalı için asgari ücret tutarındadır; eksiklik denetimde ya da başka bir kurumun kayıtlarından ortaya çıkarsa iki katına, bir yıl içinde tekrarlanırsa beş katına çıkar. Bildirge yasal süre geçtikten sonra 30 gün içinde kendiliğinden verilir ve ceza tebliğden itibaren 15 gün içinde ödenirse cezanın dörtte biri uygulanır.
Eksik bildirilen kazanç ya da gün için işverenin kendiliğinden verdiği ek belgede ceza, sigortalı başına aylık asgari ücretin sekizde biridir ve belge başına iki asgari ücreti geçemez; aynı eksiklik denetimde tespit edilirse ceza doğrudan iki aylık asgari ücrettir. Denetim raporundaki bulgular bu yüzden yalnızca risk düzeyine göre değil, kendiliğinden düzeltme imkânının hâlâ açık olup olmadığına göre de sıralanır.
Denetimde bakılan başlıca kayıtlar
| Kayıt | Yükümlülük | Dayanak |
|---|---|---|
| İş sözleşmesi | Bir yıl ve daha uzun süreli sözleşmeler yazılı yapılır; yazılı sözleşme yoksa en geç iki ay içinde çalışma koşullarını gösteren yazılı belge verilir. | İş Kanunu md. 8 |
| Özlük dosyası | Her işçi için tutulur; kimlik bilgileri ve kanunen düzenlenmesi gereken belgeler saklanır, istendiğinde yetkililere gösterilir. | İş Kanunu md. 75 |
| Fazla çalışma | İşçinin yazılı onayı alınır; yıllık toplam 270 saati aşamaz; saatleri gösteren belgenin imzalı nüshası özlük dosyasında saklanır. | İş Kanunu md. 41, Fazla Çalışma Yönetmeliği md. 9 ve 10 |
| Yıllık izin | İşçilerin yıllık ücretli izinlerini gösteren izin kayıt belgesi tutulur. | İş Kanunu md. 56 |
| SGK kayıtları | Bildirilen giriş ve çıkış tarihleri fiilî çalışma ve puantajla uyumlu olmalı; işyeri kayıtları 10 yıl saklanır, istendiğinde 15 gün içinde ibraz edilir. | 5510 sayılı Kanun md. 8, 9 ve 86 |
| Sağlık raporu | Tehlikeli ve çok tehlikeli işlerde, işe uygunluk raporu olmadan işe başlatılamaz. | 6331 sayılı Kanun md. 15 |
| Risk değerlendirmesi | İşveren yapar ya da yaptırır; alınacak önlemler ve koruyucu donanım belirlenir. | 6331 sayılı Kanun md. 10 |
| Aydınlatma metni | Veriler toplanırken işleme amacı, aktarılacağı kişiler ve çalışanın hakları hakkında bilgi verilir. | 6698 sayılı Kanun md. 10 |
Önce denetim mi, önce süreç mi?
Kayıtların büyük bölümü hiç tutulmuyorsa ya da uygulamalar yazıya dökülmemişse, denetim uzun bir eksik listesinden öteye geçmez; bu durumda önce süreçlerin kurulması, ardından denetim daha doğru sıradır ve danışmanlık hizmeti iyi bir başlangıçtır. Düzenli işleyen ama hiç dışarıdan bakılmamış bir yapıda ise denetim, risk haritasını en kısa yoldan çıkarır. Bedeli; çalışan ve işyeri sayısı, seçilen alanlar, incelenecek dönem ve örneklem büyüklüğü belirler.
Denetlenen alanlar
Alanlar şirketinizin risk profiline göre seçilir; aşağıdakiler tipik bir uyum denetiminin parçalarıdır.
Özlük dosyaları
İş sözleşmesi ya da yazılı çalışma koşulları belgesi, fazla çalışma onayı, sağlık raporları ve diğer zorunlu belgeler örneklemle kontrol edilir.
Bordro ve ödemeler
Bordronun zorunlu unsurları, ücret hesap pusulaları, kesintiler ve banka ödemeleri kayıtlarla eşleştirilir.
SGK bildirimleri
Giriş ve çıkış tarihleri, eksik gün belgeleri, prime esas kazanç ve teşvik kodları bildirgelerle karşılaştırılır.
Çalışma süreleri
Haftalık süre, fazla çalışma sınırı, gece çalışması, hafta tatili ve izin kayıt belgesi incelenir.
İSG yükümlülükleri
Risk değerlendirmesi, eğitim kayıtları, işe giriş ve periyodik muayeneler ile İSG profesyoneli görevlendirmeleri kontrol edilir.
KVKK uygulaması
Çalışan aydınlatma metinleri, sağlık ve sendika gibi özel nitelikli verilerin işlenmesi ve erişim yetkileri gözden geçirilir.
Hizmet nasıl işler?
Saha çalışmasının süresi çalışan sayısına, lokasyon sayısına ve örneklem büyüklüğüne göre planlanır; takvim teklifte netleşir.
Kapsam ve örneklem
Risk alanları, incelenecek dönem ve örneklem büyüklüğü birlikte seçilir.
Belge talebi
İhtiyaç listesi iletilir, dijital ve fiziki kayıtlara erişim planlanır.
Saha incelemesi
Kayıtlar incelenir, İK, bordro ve vardiya sorumlularıyla görüşülür, fiilî uygulama kayıtla karşılaştırılır.
Bulgu raporu
Her bulgu dayanağı, risk düzeyi, olası mali etkisi ve düzeltme adımıyla raporlanır.
Takip kontrolü
Düzeltme adımlarının kapanışı belirlenen tarihte yeniden kontrol edilir.
Kimler için uygun?
- SGK ya da iş müfettişi incelemesi öncesinde kayıtlarını gözden geçirmek isteyen işletmeler
- Satın alma, birleşme ya da yatırım öncesinde hedef şirketin İK ve SGK risklerini görmek isteyen şirketler
- Hızlı büyüyen, yeni işyeri açan ya da bordro sağlayıcısını değiştiren şirketler
- Alt işverenlerinin ücret, izin ve İSG uyumunu kontrol etmesi gereken asıl işverenler
KVKK md. 12, veri sorumlusunun kendi kuruluşunda kanunun uygulanmasını sağlamak için gerekli denetimleri yapmasını ya da yaptırmasını zorunlu tutar; İş Kanunu, 5510 sayılı Kanun ve 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu denetimde referans alınan diğer başlıca düzenlemelerdir. Rapor bir uyum tespitidir; hukuki mütalaa ya da dava ve teftiş süreçlerinde temsilin yerine geçmez.
İlgili hesaplama araçları
Tüm araçlarİç Denetim ve Kontrol hakkında sorular.
Sorunuzun cevabı yoksa uzmanımıza doğrudan sorun.
Denetim geçmişe dönük kaç yılı kapsamalı?
Tek bir doğru süre yoktur; kapsam riske göre seçilir. Yasal süreler yol gösterir: SGK idari para cezalarında zamanaşımı ve işyeri kayıtlarını saklama süresi on yıl, ücret, kıdem, ihbar ve yıllık izin ücreti alacaklarında zamanaşımı beş yıldır. Denetime yakın dönemin tamamıyla ve daha eski dönemlerden seçilen örneklerle başlanır; bulgular gerektirirse geriye gidilir.
Denetimde çalışanlarla görüşülüyor mu?
Kayıt incelemesine ek olarak İK, bordro ve vardiya sorumlularıyla görüşülür; fiilî uygulamanın kayıtla örtüşüp örtüşmediği, örneğin puantajdaki çıkış saatlerinin giriş kontrol kayıtlarıyla uyumu böyle anlaşılır. Çalışanlarla görüşme yapılacaksa kapsamı önceden sizinle belirlenir ve kişisel verilerin korunması kurallarına uygun yürütülür.
Engelli çalıştırma yükümlülüğü de kontrol ediliyor mu?
Evet. 50 veya daha fazla işçi çalıştıran özel sektör işyerlerinde işçi sayısının yüzde 3'ü kadar engelli çalıştırılması gerekir; sayı, aynı il sınırları içindeki işyerlerinin toplam işçi sayısına göre hesaplanır ve yarımdan küçük kesirler dikkate alınmaz. Geçici iş ilişkisiyle çalışan işçiler bu hesaba katılmaz. Kontenjanı hızlıca görmek için engelli çalıştırma zorunluluğu hesaplama aracını kullanabilirsiniz.
Denetim raporu kimlerle paylaşılır?
Rapor yalnızca şirketinize teslim edilir. Hangi eksikliğin nasıl düzeltileceğine ve kurumlara hangi bildirimin yapılacağına işveren karar verir; bu adımlar mali müşaviriniz ve gerektiğinde hukuk danışmanınızla birlikte planlanır.
Eksikleri denetimden önce siz görün.
Çalışan ve işyeri sayınızı, öncelikli alanlarınızı paylaşın; kapsam, örneklem ve takvim önerisini içeren teklifimizi iletelim.
Denetim, Yönetim ve Danışmanlık alanındaki diğer hizmetler
Bordrolama ve Teknik Bordrolama
Aylık bordro hesabı, SGK bildirgeleri, beyanname verisi ve çıkış hesaplarının dış kaynakla yürütülmesi; vardiya, prim ve fazla çalışma kurallarının sisteme kurulması.
İnceleAlt İşverenlik Hizmetleri
Devredilecek işin yasal niteliğinin değerlendirilmesi, sözleşme ve tescil, alt işveren çalışanlarının ücret, izin ve İSG kayıtlarının her ay asıl işverene belgelenmesi.
İnceleTeşvik Hizmetleri
Çalışan bazında teşvik tespiti, SGK tanımlamaları ve başvurular, şartların her ay takibi ve geçmiş dönemlerde hatalı uygulanan teşviklerin taranması.
İncele