Stok sayımı ve envanter denetimi

Sayım farkı olarak raporlanan kalemlerin bir bölümü raftaki kaybı değil, hazırlık eksikliğini ölçer: sayım sürerken depoya giren bir palet, ayrılmamış bir emanet ürün ya da koli ile adedin karıştırılması, gerçekte olmayan bir farkı rapora taşır. Sayımın güvenilirliğini belirleyen şey çoğu zaman sayım gününden önce hazırlanan yazılı sayım talimatıdır.

Sayım talimatında neler yazılı olmalı?

1. Hareket kesimi: mal kabul ve sevkiyatın duracağı saat, kesimden önce işlenecek son irsaliyeler ve sistemden stok görüntüsünün alınacağı an.
2. Ayrı sayılacak stoklar: üçüncü kişilere ait emanet ve konsinye mallar ile iade, hasarlı ve yavaş hareket eden ürünler; ayrı alanda ve ayrı listede.
3. Lokasyon ve birim kuralı: her raf adresinin etiketli olması; koli içi adet ile tartılan ya da ölçülen ürünlerde birimin önceden sabitlenmesi.
4. Sayım kayıtlarının kontrolü: numaralı sayım listeleri ya da etiketleri; kullanılmayanların da iade edilip hesabının verilmesi.
5. Kontrol sayımı: hangi bölgelerin, hangi oranda ve kim tarafından yeniden sayılacağı; sistem miktarı gösterilmeden kör sayım yapılıp yapılmayacağı.

Fark analizi: net fark neden yanıltır?

Bir üründe 40 adet fazla, benzer ambalajlı başka bir üründe 40 adet eksik çıkarsa net fark sıfır görünür; oysa iki kalemin kaydı da yanlıştır ve sonraki siparişlerde biri stoksuz kalabilir. Raporda farklar hem net hem brüt (işaretine bakılmadan toplanmış) olarak yer alır, ardından nedene göre ayrılır: hareket kesiminden doğan zamanlama farkları, ürün kodu karışmaları, birim hataları ve fire, hasar ya da kayıp gibi fiilî eksilmeler. Kalıcı iyileştirme bu ayrımla başlar; yöneticileriniz için envanter doğruluğu ve sayım farkı analizi eğitimi de bu konuyu işler.

Kendi ekibiniz mi, dış ekip mi?

• Yalnızca kendi personeliniz: dışarıya bedel ödenmez, ancak sayan kişi ile stoktan sorumlu kişi aynı olur ve bu ekip sayım boyunca operasyondan çekilir. Bu yolu seçerseniz stok yönetimi ve sayım disiplini eğitimi ekibi sayıma hazırlar.
• Kendi ekibiniz ve geçici sayım personeli: İş Kanunu, işletmenin günlük işlerinden sayılmayan ve aralıklı gördürülen işlerde geçici iş ilişkisi kurulmasına izin verir; dönemsel sayım bu niteliği taşıdığında sayım personeli bu yolla sağlanabilir. Sayımı siz yönetir, personele talimatı siz verirsiniz.
• Planıyla birlikte dış ekip: talimat, ekip, kontrol sayımı ve rapor tek elden gelir; sayanlar ile stoktan sorumlular birbirinden ayrılır.

Bedeli lokasyon ve kalem sayısı, ürünlerin sayılma biçimi (adet, koli, tartım), raf yüksekliği ve erişim ekipmanı, sayım saatleri ve kontrol sayım oranı belirler. Mağaza kapandıktan sonra yapılan sayımlarda İş Kanunu gece çalışmasını 7,5 saatle sınırladığı için uzun süren sayımlar ekip değişimiyle planlanır.

Finansal tabloları bağımsız denetime tabi işletmelerde, stoklar önemliyse denetçi mümkün olduğunda sayıma katılır: talimatı değerlendirir, uygulamayı gözlemler ve kendi test sayımlarını yapar. Sayımı yapmak yine işletmenin sorumluluğundadır; dış sayım ekibi de denetçinin gözleminin yerine geçmez. Sayım tarihini ve talimatı denetçinizle önceden paylaşmanız, katılımını planlayabilmesi için gereklidir.