Delegasyon ve yetkilendirme
Yöneticilerin işleri doğru kişiye, açık bir yetki sınırı ve kontrol noktalarıyla devretmesini, ekibin sorunlarını geri üstlenmeden kendi zamanını öncelikli işlere ayırmasını sağlar.
“Anlatmakla uğraşacağıma kendim yaparım.” Bu düşünce kısa vadede zaman kazandırır, uzun vadede yöneticiyi ekibinin darboğazına çevirir: ekip sorumluluk almayı öğrenemez, yöneticinin gündemi operasyonel ayrıntılarla dolar ve yönetici izne çıktığında işler durur.
Program delegasyonu iki yönlü bir alışkanlık olarak ele alır. Yöneticinin iş vermesi kadar, ekip üyelerinin çözülmemiş sorunları yöneticinin masasına geri bırakması da konuşulur. William Oncken ve Donald Wass, Harvard Business Review'da yayımlanan klasik makalelerinde bunu maymun benzetmesiyle anlatır: maymun, bir işteki sıradaki adımdır ve kimin sırtındaysa o işe zaman ayırmak da ona düşer. Eğitimde her iş için sıradaki adımın kimde olduğu ve çalışanın ne kadar inisiyatif kullanacağı, “söylenmesini beklemek”ten “uygulayıp düzenli rapor vermek”e uzanan kademeli bir ölçekle kararlaştırılır.
Katılımcılardan eğitimden önce devretmekte zorlandıkları işlerin kısa bir listesini istiyoruz. Eğitim bu listeler üzerinde ilerler ve her katılımcı, en az iki işi kime, hangi yetkiyle ve hangi kontrol noktalarıyla devredeceğini gösteren bir planla ayrılır. Asıl sorun iş yükünün dağılımı değil de önceliklerin belirsizliğiyse zaman ve öncelik yönetimi programıyla başlamak daha verimli olur.
Katılımcılar eğitim sonunda
- Kendi iş listesini devredilebilir, birlikte yürütülecek ve devredilmeyecek işler olarak ayırır.
- Bir işi devrederken beklenen sonucu, yetki sınırını, kaynakları ve teslim tarihini tek konuşmada açıkça söyler.
- Her devredilen iş için kişinin deneyimine uygun inisiyatif kademesini belirler ve bunu karşı tarafla konuşur.
- Çalışan çözülmemiş bir sorunu masasına bıraktığında sıradaki adımın kimde olduğunu netleştirir ve işi geri üstlenmez.
- Takibi önceden kararlaştırılmış kontrol noktalarında yapar, her ara adımı onaylama alışkanlığını bırakır.
Program içeriği
- Devretmeyi zorlaştıran nedenler“Kendim yaparsam daha hızlı olur” ve “hata olursa sorumlu benim” gibi inançlar ile ekibin sorunları yöneticiye geri bırakması, katılımcıların kendi örnekleri üzerinden ele alınır.
- İş envanteriKatılımcıların getirdiği iş listeleri tekrar sıklığı, risk düzeyi ve ekip için gelişim fırsatı açısından sınıflandırılır; devredilmemesi gereken işler ayrı tutulur.
- İnisiyatif kademeleriSöylenmesini beklemek, ne yapacağını sormak, önerip onayla uygulamak, uygulayıp hemen haber vermek ve uygulayıp düzenli rapor vermek kademeleri tanımlanır; her iş için kişinin deneyimine uygun kademe seçilir.
- Devir konuşması ve kontrol noktalarıBeklenen sonuç, yetki sınırı, kaynak, teslim tarihi ve ara kontrollerden oluşan devir konuşması eşli olarak prova edilir; her katılımcı iki iş için devir planını tamamlar.
Kimler katılmalı?
- Ekibi büyüyen ve iş yükü artan yöneticiler
- Gününün büyük kısmını operasyonel işlere ayıran birim sorumluları
- Yedekleme ve halef planlaması yapmak isteyen yöneticiler
Bu eğitim hakkında sorular.
Program, süre ve katılımcı sayısı ihtiyacınıza göre uyarlanır.
Yarım günlük süre yeterli oluyor mu?
Program doğrudan uygulamaya yönelik olduğu için yarım gün çoğu grup için yeterlidir. Daha kapsamlı bir çalışma isteyen şirketlerde süreyi, katılımcıların devir planlarının tek tek ele alındığı 1 güne çıkarabiliyoruz.
Ekip üyeleri yeni sorumluluk almak istemiyorsa ne yapılmalı?
Önce isteksizliğin kaynağını ayırmak gerekir: belirsiz yetki, hata yapma kaygısı ya da gerçekten dolu bir iş yükü farklı çözümler ister. Eğitimde bu üç durumu ayırt eden soruları çalışıyor, devre düşük riskli bir işle ve düşük bir inisiyatif kademesiyle başlamayı öneriyoruz.
Yetki devredildiğinde sonuçtan kim sorumlu olur?
Delegasyonda karar ve uygulama yetkisi devredilir, ancak ekibin sonucundan hesap veren kişi yönetici olmaya devam eder. Bu yüzden program, sorun çıktığında yetkiyi geri almak yerine kontrol noktalarını baştan kararlaştırmaya odaklanır.
Liderlik ve yönetim alanındaki diğer eğitimler
Tüm eğitimlerYeni yöneticiler için liderlik temelleri
Uzmanlıktan yöneticiliğe geçen çalışanların ekibiyle beklentileri netleştirmesini, bire bir görüşme ve görev verme düzenini kurmasını ve ilk 90 gününü somut bir planla yönetmesini sağlar.
OrtaKoçluk yaklaşımıyla liderlik ve geri bildirim
Yöneticilerin çalışanın sorununu onun yerine çözmek yerine doğru sorularla düşündürmesini ve gözlenen davranışa dayanan, zamanında geri bildirim vermesini sağlayan pratik bir çerçeve sunar.
İleriDeğişim süreçlerinde liderlik
Yeniden yapılanma, sistem geçişi ya da birleşme dönemlerinde yöneticilerin ekibini doğru zamanda bilgilendirmesini, direncin kaynağını teşhis etmesini ve yeni düzeni kalıcı kılmasını destekler.