Etkili toplantı yönetimi
Toplantıya gerçekten gerek olup olmadığına karar vermekten davete, süre yönetiminden karar kaydına kadar toplantıyı baştan sona yeniden kuran uygulamalı program.
Bir toplantı daveti gönderilmeden önce şu üç sorunun net bir cevabı olmalı:
- Toplantının sonunda hangi karar ya da çıktı elde edilecek?
- Bu çıktı için kimlerin aynı anda bir arada olması gerekiyor?
- Yazılı bir güncelleme aynı işi görebilir mi?
Program bu soruları şirketinizde düzenli yapılan toplantılara tek tek uygular. İlk bölümde tekrar eden bir toplantının aylık maliyeti hesaplanır: katılımcıların saatlik işveren maliyetlerinin toplamı, toplantı süresiyle ve aylık toplantı sayısıyla çarpılır. Saatlik maliyeti bulmak için işveren maliyeti hesaplama aracımızdan yararlanılabilir. Bu hesap, katılımcı listesini ve süreyi kişisel tercih yerine somut bir ölçüt üzerinden tartışmayı sağlar.
Katılımcılar kendi düzenli toplantılarından birini yeniden tasarlar ve şirketinize özel bir toplantı kuralları taslağı hazırlar. Taslakta davet şablonu, varsayılan toplantı süreleri, toplantısız zaman aralıkları, karar kaydının nerede tutulacağı ve toplantıların kayda alınmasına ilişkin kurallar yer alır. Hibrit toplantılarda odadakilerle uzaktan bağlananlar arasında söz eşitliğinin nasıl korunacağı ayrıca prova edilir.
Katılımcılar eğitim sonunda
- Bir konunun toplantı mı yoksa yazılı bir güncelleme mi gerektirdiğine amacına göre karar verir.
- Amacı tek cümleyle yazılmış, gündem maddelerine süre verilmiş ve katılımcıları gerekçeli bir davet hazırlar.
- Toplantı sırasında süreyi, söz dağılımını ve konu dışına çıkan tartışmaları yönetir.
- Kararları sorumlu kişi ve tarihle birlikte kaydeder, bir sonraki toplantının açılışında takip eder.
- Hibrit toplantılarda uzaktan katılanların da eşit şekilde söz almasını sağlar.
Program içeriği
- Toplantının maliyetiTekrar eden toplantıların süre, katılımcı sayısı ve saatlik işveren maliyeti üzerinden aylık maliyeti hesaplanır; gereksiz olanlar ayıklanır.
- Hazırlık ve davetAmaç cümlesi, süreli gündem, ön okuma ve katılımcı seçimi için bir davet şablonu uygulanır.
- Toplantıyı yönetmekSüre tutma, söz dağılımı, konu dışı başlıkları sonraya bırakma ve hibrit katılım durumları prova edilir.
- Karar ve aksiyon kaydıKarar, sorumlu ve tarih içeren kayıt düzeni ile bir sonraki toplantıda takip rutini kurulur.
Kimler katılmalı?
- Düzenli toplantı yöneten yöneticiler ve proje sorumluları
- Birimler arası koordinasyon toplantılarına katılan uzmanlar
- Kurul ve komite toplantılarının sekretaryasını yürüten çalışanlar
Bu eğitim hakkında sorular.
Program, süre ve katılımcı sayısı ihtiyacınıza göre uyarlanır.
Toplantıları kayda almak ya da yapay zekâ ile not tutmak programda ele alınıyor mu?
Evet, toplantı kuralları taslağının başlıklarından biri budur. Ses ve görüntü kayıtları ile otomatik transkriptler kimliği belirlenebilir kişilere ait olduğu için kişisel veri sayılır. KVKK'daki aydınlatma yükümlülüğü gereği katılımcıların, kayıt alınırken kaydın amacı, kimlere aktarılabileceği ve hukuki sebebi hakkında bilgilendirilmesi gerekir; bunu davet metninde yapmak en pratik yoldur. Kullanılan araç verileri yurt dışında işliyorsa yurt dışına aktarım kuralları da devreye girer. Konunun İK tarafındaki ayrıntıları için İK süreçlerinde KVKK farkındalığı eğitimine bakabilirsiniz.
Toplantıyı yöneten kişi odadaki en kıdemli kişi değilse süreyi nasıl koruyabilir?
Süre ve gündem baştan herkesin kabul ettiği kurallara bağlanırsa, toplantıyı yöneten kişi kişisel otoritesine değil bu kurallara dayanır. Eğitimde zaman tutucu rolü, konu dışı başlıkların not edildiği bir bekleme listesi ve karara bağlanamayan konunun karar yetkilisine taşınması gibi araçlar, kıdem farkının olduğu durumlar üzerinden prova edilir.
Program bir yönetim ekibinin kendi haftalık toplantısı üzerinden yapılabilir mi?
Evet. Yönetim ekipleri için mevcut haftalık toplantınızı önceden gözlemleyerek başlıyor, önerileri doğrudan bu toplantının yeni düzenine yansıtıyoruz. Böylece eğitimin çıktısı genel bir kural listesi değil, bir sonraki toplantıda kullanılacak gündem ve karar kaydı olur.
Verimlilik ve dijital yetkinlikler alanındaki diğer eğitimler
Tüm eğitimlerZaman ve öncelik yönetimi
İş listesini önem ve aciliyete göre ayırmayı, bölünmeleri azaltmayı ve haftayı korunan odak zamanlarıyla planlamayı katılımcıların kendi işleri üzerinden uygulatan yarım günlük program.
OrtaExcel ile raporlama ve veri analizi
Ham veriyi temizleme, ÇOKETOPLA ve DÜŞEYARA gibi formüller, özet tablolar ve her ay yeni veriyle yenilenen rapor şablonları üzerine iki günlük uygulamalı Excel eğitimi.
OrtaVeriyle karar verme ve temel göstergeler
Yöneticilere doğru göstergeyi seçmeyi, raporları yanıltıcı karşılaştırmalara düşmeden okumayı ve bir kararı veri, varsayım ve riskleriyle birlikte sunmayı öğreten bir günlük eğitim.