İş yazışmaları ve kurumsal e-posta dili
Çalışanların e-postada talebi ilk cümlede netleştirmesini, alıcıya uygun üslubu seçmesini ve yazım hatalarını gönderimden önce yakalamasını sağlayan yarım günlük uygulamalı bir program.
İyi bir iş e-postası, alıcının ilk iki satırda ne istendiğini, kimden istendiğini ve ne zamana kadar gerektiğini anlamasını sağlar. Uzun ve dağınık e-postalar, eksik bilgiyle yazılan talepler ve yanlış tonda verilen cevaplar ise yazışmayı uzatır, müşteri ve tedarikçi ilişkilerinde gerginlik yaratır. Yazılı iletişim kalıcı olduğu için küçük bir üslup hatası bile kurum adına kayda geçer.
Programın omurgası, askerî yazışma kurallarından iş dünyasına geçen BLUF (bottom line up front) ilkesidir: sonuç, karar ya da talep ilk cümlede söylenir, gerekçe ve ayrıntı ardından gelir. Buna Türkçe yazışmaya özgü iki konu eklenir: resmî, nötr ve samimi üslubun hangi durumda seçileceği ve Türk Dil Kurumu yazım kurallarına göre en sık yapılan hatalar. Örneğin bağlaç olan “de” ile “ki” ve soru eki “mi” ayrı yazılır; “Bende katılıyorum” değil, “Ben de katılıyorum” doğrudur.
Eğitimden önce, kişisel ve ticari bilgileri çıkarılmış yazışma örneklerinizi inceleyerek sık görülen sorunları belirliyoruz. Katılımcılar bu örnekleri yeniden yazar; eğitim, şirketinizin üslubuna uygun e-posta şablonları ve gönderim öncesi bir kontrol listesiyle tamamlanır. Aday ve çalışan verisi içeren yazışmalarda dikkat edilecekler için İK süreçlerinde KVKK farkındalığı programı bu eğitimi tamamlar.
Katılımcılar eğitim sonunda
- E-postanın amacını konu satırında, talebini ya da sonucunu ilk cümlede yazar.
- Talep içeren e-postalarda kimden ne istendiğini ve ne zamana kadar gerektiğini açıkça belirtir.
- Gecikme, ret ya da hata gibi olumsuz bir haberi suçlamadan, gerekçesi ve bir sonraki adımıyla birlikte iletir.
- Bağlaç “de” ve “ki” ile soru eki “mi” gibi sık yapılan yazım hatalarını gönderimden önce kontrol listesiyle yakalar.
- Toplu gönderimlerde ve kişisel veri içeren eklerde alıcı listesini ve paylaşılan bilgiyi gözden geçirir.
Program içeriği
- Sonucu başa alan e-postaKonu satırı, ilk cümlede talep ya da sonuç, gerekçe ve net kapanıştan oluşan yapı çalışılır; katılımcıların kendi yazışma örnekleri bu yapıyla yeniden yazılır.
- Üslup ve olumsuz haberResmî, nötr ve samimi üslup arasındaki farklar ile gecikme, ret ya da hata bildirimini ilişkiyi koruyarak iletme yolları uygulanır.
- Yazım ve noktalamaİş yazışmalarında en sık görülen yazım ve noktalama hataları Türk Dil Kurumu kurallarına göre ele alınır ve katılımcıların kendi metinlerinde bulunur.
- Alıcılar, ekler ve şablonlarBilgi (CC) ve gizli alıcı (BCC) kullanımı ile kişisel veri içeren eklerin paylaşımı konuşulur; sık yazılan türler için şirketinize özel şablonlar ve gönderim öncesi kontrol listesi hazırlanır.
Kimler katılmalı?
- Müşteri, tedarikçi ve kamu kurumlarıyla yazışan çalışanlar
- Yeni işe başlayan beyaz yakalı çalışanlar
- İdari işler, satın alma ve müşteri hizmetleri ekipleri
Bu eğitim hakkında sorular.
Program, süre ve katılımcı sayısı ihtiyacınıza göre uyarlanır.
Şirket yazışmalarımızı paylaşırken gizlilik nasıl korunuyor?
Paylaşılan örneklerden kişisel ve ticari bilgilerin çıkarılmasını istiyor, bu örnekleri yalnızca eğitim hazırlığı için kullanıyoruz. Örnek paylaşmak zorunlu değildir, ancak eğitimi çok daha verimli kılar.
Yarım günde hangi yazışma türlerine odaklanılıyor?
Ön görüşmede ekibinizin en sık yazdığı birkaç türü seçiyoruz; örneğin müşteri talebine yanıt, tedarikçiye hatırlatma ya da şirket içi onay talebi. Kurumdan kuruma biçimi değişen resmî yazı ve dilekçe formatları programın odağında değildir.
Hazır e-posta kalıpları ezberletiliyor mu?
Hayır. Kalıp cümle listesi yerine yapı öğretilir; şablonlar yalnızca sık yazılan türler için bir başlangıç noktasıdır. Böylece e-postalar tek tip ve mekanik görünmeden tutarlı kalır.
İletişim ve kişisel gelişim alanındaki diğer eğitimler
Tüm eğitimlerEtkili iletişim ve aktif dinleme
Çalışanların talimat ve bilgiyi eksiksiz aktarmasını, karşısındakini cevap vermeden önce anlamasını ve yanlış anlaşılmaları geri teyitle önlemesini sağlayan uygulamalı bir iletişim programı.
OrtaEtkili sunum ve topluluk önünde konuşma
Katılımcıların sunumu dinleyiciden beklenen karardan geriye doğru kurgulamasını, mesajı sade slaytlarla desteklemesini ve topluluk önünde kendinden emin konuşmasını sağlar.
OrtaZor konuşmaları yönetme
Düşük performansı konuşmak, bir talebe hayır demek ya da gergin bir müşteriyle görüşmek gibi konuşmaları ertelemeden, hazırlıklı ve ilişkiyi zedelemeden yürütmeyi öğretir.