E-Bildirge V2 ile Aylık Prim ve Hizmet Belgesi Nasıl Verilir?

E-Bildirge V2, Sosyal Güvenlik Kurumunun aylık prim ve hizmet belgesi işlemlerinin elektronik ortamda yürütülebildiği işveren uygulamasıdır. Ancak bugün özel sektör işverenlerinin olağan aylık 4/a bildirimi için temel kanal E-Bildirge V2 değildir. Türkiye genelinde Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi uygulamasına geçilmesiyle birlikte özel sektör işverenlerinin büyük bölümü çalışanların prim ve hizmet bilgilerini Gelir İdaresi Başkanlığı sistemi üzerinden Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi içinde bildirir.

Bu nedenle işverenin ilk kontrolü hangi ekrandan bildirge vereceği değil hangi bildirim rejimine tabi olduğudur. Genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinde aylık prim ve hizmet belgesi E-Bildirge V2 üzerinden verilmeye devam eder. Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi kapsamındaki bir özel sektör işvereni ise aynı ay için ayrıca E-Bildirge V2 üzerinden aylık prim ve hizmet belgesi göndermemelidir.

E-Bildirge V2 hangi işverenler içindir?

E-Bildirge V2 ile aylık prim ve hizmet belgesi göndermeye devam eden temel grup genel bütçe kapsamındaki kamu idareleridir. SGK ayrıca E-Bildirge V2 üzerinden geçmiş dönem aylık prim ve hizmet belgesi işlemlerine imkân verir. Geçmiş döneme ilişkin belgeler doğrudan kesinleşmeyebilir ve işyerinin bağlı bulunduğu sosyal güvenlik il müdürlüğü veya sosyal güvenlik merkezi tarafından onaylanması gerekebilir.

Özel sektör işverenleri açısından ise aylık bordro kapanışında önce Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi kapsamı kontrol edilmelidir. Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi eski muhtasar beyanname ile aylık prim ve hizmet belgesindeki bilgileri tek beyan yapısı altında birleştirir.

İşyeri kullanıcı yetkisi nasıl tanımlanır?

E-Bildirge işlemleri işyeri adına tanımlanmış e-Sigorta kullanıcısı üzerinden yürütülür. İşyeri tescili sırasında gerekli koşullar sağlanıyorsa e-Bildirge kullanıcısı elektronik ortamda tanımlanabilir ve e-Sigorta sözleşmesinin ilgililer tarafından e-Devlet üzerinden onaylanmasıyla aktivasyon tamamlanabilir.

Mevcut e-Bildirge kullanıcısının değiştirilmesi gerektiğinde yetkili kişi e-Devlet üzerindeki "İşyeri Bildirgesi (4a'lı Sigortalı Çalıştırılanlar Yönünden)" uygulamasında "e-Bildirge Kullanıcı Değişiklik İşlemleri" bölümünden başvuru yapabilir. SGK biriminin başvuruyu onaylamasından sonra e-Sigorta sözleşmesinin hem tanımlanan kullanıcı hem de ilgili işyeri yetkilileri tarafından "e-Bildirge Başvuru Yetkili Onay" üzerinden onaylanması gerekir. Süreç tamamlandığında tanımlanan kullanıcı işyerine ait şifre bilgilerine e-Devlet üzerindeki e-SGK Şifre uygulamasından erişebilir.

Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesinin gönderim yetkisi ise ayrı değerlendirilmelidir. Beyanname şirketin kendi elektronik beyanname yetkisiyle veya gerekli sözleşmeye sahip meslek mensubu üzerinden gönderilebilir. Dolayısıyla e-Bildirge kullanıcısı olmak tek başına Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi gönderim yetkisi anlamına gelmez.

Aylık prim ve hizmet belgesi nasıl hazırlanır?

E-Bildirge V2 kapsamındaki bir işyerinde işlem sırası bordro verisinin kesinleşmesiyle başlar. Puantaj kapanmadan ve çalışan bazındaki prim günleri ile prime esas kazançlar kontrol edilmeden bildirge oluşturulması sonraki düzeltme ihtimalini artırır.

1. Doğru dönemi seçin. E-Bildirge V2'ye işyeri kullanıcı bilgileriyle girdikten sonra "Aylık Prim Hizmet Belgesi Girişi" bölümünden tahakkuk yıl ve ayını kontrol edin. Tahakkuk dönemi ile hizmet döneminin yanlış seçilmemesine dikkat edin.
2. Belge mahiyetini belirleyin. İlk bildirimde uygun durumda "Asıl" mahiyeti kullanılır. Daha önce verilen kayda ilave yapılması veya mevcut kaydın düzeltilmesi gerekiyorsa işlemin niteliğine göre "Ek" veya "İptal" seçilir.
3. Belge türünü doğru seçin. Belge türü sigortalının tabi olduğu sigorta kollarına ve çalışma statüsüne uygun olmalıdır. Her çalışan için aynı belge türünün geçerli olduğu varsayılmamalıdır. Uygulanacak bir teşvik veya kanun numarası varsa bunun da bildirimin gerçek durumuyla uyumlu olması gerekir.
4. Çalışan verilerini kontrol edin. Prim ödeme gün sayısı, prime esas kazanç, ücret niteliğindeki diğer ödemeler ve sistemde istenen çalışan bilgileri bordro kayıtlarıyla karşılaştırılmalıdır. Prim oranlarının güncel yapısı için SGK prim oranları sayfası ayrıca kullanılabilir.
5. Eksik gün nedenini bordroyla eşleştirin. Ay içinde tam gün bildirilmeyen çalışanlarda eksik gün sayısı ile eksik gün nedeni birbirini desteklemelidir. İstirahat, ücretsiz izin, devamsızlık veya kısmi çalışma gibi nedenlerden hangisi fiili durumu açıklıyorsa uygun seçenek kullanılmalı ve dayanak kayıtları işveren dosyasında korunmalıdır.
6. Belgeyi kontrol edip onaylayın. Onay öncesinde toplam çalışan sayısı, toplam gün ve prime esas kazanç tutarlarını bordro kontrol toplamlarıyla karşılaştırın. Onay sonrasında tahakkuk ve hizmet listelerinin şirketin aylık bordro dosyasıyla birlikte saklanması kontrol izini güçlendirir.

Ek ve iptal belge işlemleri nasıl yapılır?

Düzeltmede temel amaç önce hatalı kaydın etkisini kaldırmak ve ardından doğru kaydı oluşturmaktır. Özellikle belge türü veya kanun numarası değişikliğinde yalnızca yeni satır eklemek mükerrer tahakkuk riskine yol açabilir.

1. Hatalı bildirimin bulunduğu tahakkuk dönemini seçin.
2. Belge mahiyetinde "İptal" seçeneğiyle iptal edilecek belge veya sigortalı kaydını belirleyin.
3. İptal işleminin ardından doğru bilgileri taşıyan yeni belgeyi durumuna göre "Asıl" veya "Ek" mahiyetiyle oluşturun.
4. Belge türü, kanun numarası, prim günü, prime esas kazanç ve eksik gün alanlarını yeniden kontrol edin.
5. İptal ve yeni belge kayıtlarını onay aşamasına taşıyın. Geçmiş dönem belgelerinde işlem SGK biriminin onayına düşebileceğinden yalnızca sisteme giriş yapılmış olması işlemin kesinleştiği anlamına gelmez.

Bildirim süresi ne zamandır?

Genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinin E-Bildirge V2 üzerinden verdikleri aylık prim ve hizmet belgeleri genel kural olarak belgenin ilişkin olduğu ayı izleyen ayın 26'ncı günü saat 23.59'a kadar gönderilir. Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesinde de çalışanların aylık prim ve hizmet bilgilerinin ait olduğu ayı takip eden ayın 26'ncı günü saat 23.59'a kadar elektronik ortamda beyan edilmesi esastır.

Resmî süre uzatımı veya işyerine özgü özel bir durum bulunmadıkça bordro takviminin bu son güne göre kurulması gerekir. Bildirimin yalnızca hazırlanması yeterli değildir. Kontrol ve onay işleminin de yasal süre içinde tamamlandığı doğrulanmalıdır.

Geç veya hatalı bildirim hangi riskleri doğurur?

Aylık prim ve hizmet bilgilerinin yasal süresinde verilmemesi veya gerçeğe aykırı bildirilmesi 5510 sayılı Kanun kapsamında idari para cezası riskine yol açabilir. Eksik veya geç ödenen primlerde gecikme yükleri de gündeme gelebilir. Ayrıca bazı SGK teşvik ve indirimlerinde bildirgenin veya Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesinin yasal süresinde verilmesi yararlanma şartları arasındadır.

Ceza riski yalnızca bildirimin hiç verilmemesiyle sınırlı değildir. Çalışanın fiilen yaptığı işe uygun olmayan meslek kodunun bildirilmesi gibi hatalar da ayrı yaptırım konusu olabilir. Bu nedenle düzeltme ihtiyacı fark edildiğinde hatalı kaydın olduğu gibi bırakılması yerine ilgili dönemin kayıt ve bordro belgeleri üzerinden kontrol edilmesi gerekir.

Kontrol listesinde hangi hatalar aranmalı?

• Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi kapsamındaki özel sektör işyerinde aylık bildirimi yanlışlıkla E-Bildirge V2 üzerinden yapmaya çalışmak
• Yanlış tahakkuk veya hizmet dönemini seçmek
• Çalışanın durumuna uygun olmayan belge türü veya kanun numarası kullanmak
• Prim ödeme gün sayısı ile eksik gün sayısını birbiriyle uyumsuz bildirmek
• Eksik gün nedenini puantaj ve dayanak belgeleriyle eşleştirmemek
• Prime esas kazancı bordrodaki tutardan farklı aktarmak
• Hatalı kaydı iptal etmeden yeni ek kayıt oluşturmak
• Belgeyi hazırlayıp onay işlemini tamamlamadan dönemi kapatmak
• Geçmiş dönem belgesinin SGK birim onayına düştüğünü takip etmemek

Bordro sürecini nasıl düzenli tutabilirsiniz?

Aylık SGK bildiriminin sağlıklı ilerlemesi için puantaj, ücret hesabı, eksik gün kayıtları, belge türü ve beyan verisi aynı kontrol zinciri içinde ele alınmalıdır. Nexora Danışmanlık bordrolama hizmeti kapsamında aylık ücret hesabı, SGK bildirimleri ve Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesine esas verinin hazırlanmasını bordro sürecinin parçaları olarak yürütür. Hizmet dışarıdan alınsa da yasal bildirim yükümlülüğü işverende kalır.

Nexora Danışmanlık İstanbul Şişli merkezli ve Türkiye İş Kurumu tarafından 1584 numaralı Geçici İş İlişkisi Yetki Belgesi ile yetkilendirilmiş özel istihdam bürosudur. Bu rehber yalnızca aylık prim ve hizmet bildirimi sürecini kapsar. Sigortalı işe giriş bildirgesi farklı bir işlem ve süre düzenine sahip olduğundan bu yazının kapsamına alınmamıştır.

Sık sorulan sorular