Özlük Dosyası: İşverenin Saklaması Gereken Belgeler Listesi

Özlük dosyası, işverenin çalışanla kurduğu iş ilişkisini işe girişten ayrılışa kadar belgeleyen kayıt bütünüdür. 4857 sayılı İş Kanunu'nun 75. maddesi işverene, çalıştırdığı her işçi için özlük dosyası düzenleme; kimlik bilgilerinin yanında kanunlar uyarınca düzenlenmesi gereken belge ve kayıtları saklama ve yetkili merciler istediğinde gösterme yükümlülüğü getirir. Bu nedenle dosya yalnızca kimlik fotokopisi ve iş sözleşmesinden oluşan bir klasör olarak görülmemelidir.

İşveren açısından doğru yöntem, her çalışanın dosyasını işe girişte açmak, çalışma devam ettikçe yeni kayıtlarla güncellemek ve işten ayrılış belgeleriyle kapatmaktır. Hangi belgenin gerçekten gerekli olduğu ise çalışanın görevi, işyerinin niteliği ve ilgili mevzuat yükümlülüklerine göre değişebilir.

Özlük dosyasının yasal dayanağı nedir?

İş Kanunu özlük dosyasının temel çerçevesini belirler ancak bütün işyerleri için geçerli tek ve değişmez bir belge listesi vermez. Temel kural, işçinin kimlik bilgileri ile İş Kanunu ve diğer mevzuat kapsamında düzenlenmesi gereken kayıtların dosyada bulunmasıdır.

Aynı madde işverene önemli bir veri koruma sorumluluğu da yükler. İşçi hakkında edinilen bilgiler dürüstlük kurallarına ve hukuka uygun kullanılmalı, gizli kalmasında haklı çıkar bulunan bilgiler açıklanmamalıdır. Bu yükümlülük KVKK kapsamındaki veri güvenliği kurallarıyla birlikte değerlendirilmelidir.

Özlük dosyası belgeleri hangi sırayla kontrol edilmelidir?

Denetime hazırlanan bir işveren için en kullanışlı kontrol yöntemi belgeleri iş ilişkisinin kronolojisine göre incelemektir. Aşağıdaki liste her belgenin her çalışan için koşulsuz zorunlu olduğu anlamına gelmez. Diploma, sertifika ve bazı sağlık belgeleri gibi kayıtların gerekliliği görev ve mevzuat şartlarına göre belirlenmelidir.

1. Kimlik bilgileri: Çalışanın kimliğini belirleyen temel bilgiler dosyada bulunmalıdır. Kanun kimlik bilgilerinin saklanmasını öngörür ancak bu hüküm, kimlik kartı fotokopisinin her durumda zorunlu olduğu şeklinde değerlendirilmemelidir. Kişisel veri minimizasyonu açısından gerçekten gerekli bilgiler tutulmalıdır.
2. İş sözleşmesi ve çalışma koşulları: Yazılı iş sözleşmesi, varsa ek protokoller, görev tanımı ve iş ilişkisinin temel koşullarını gösteren belgeler dosyanın başlangıç bölümünde tutulmalıdır. Çalışma koşullarında sonradan yapılan yazılı değişiklikler de ilk sözleşmeyle ilişkilendirilmelidir.
3. SGK işe giriş kayıtları: Sigortalı işe giriş bildirgesi ve işe giriş işleminin yapıldığını gösteren kayıtlar dosyayla ilişkilendirilmelidir. Çalışanın fiili başlangıç tarihi ile SGK kaydının uyumlu olması ayrıca kontrol edilmelidir.
4. Diploma ve mesleki sertifikalar: Pozisyon belirli bir öğrenim seviyesi, mesleki yeterlilik veya sertifika gerektiriyorsa bu şartı kanıtlayan belgeler saklanmalıdır. Görevle ilgisi bulunmayan eğitim belgelerini rutin olarak toplamak yerine ihtiyaç esaslı hareket edilmelidir.
5. Sağlık ve işe uygunluk belgeleri: İlgili iş sağlığı ve güvenliği yükümlülükleri kapsamında gereken işe giriş ve sağlık gözetimi kayıtları muhafaza edilmelidir. Sağlık verileri özel nitelikli kişisel veri olduğundan erişimleri diğer birçok özlük kaydından daha sıkı sınırlandırılmalıdır.
6. İzin ve puantaj kayıtları: Yıllık izin kayıtları, çalışma günleri, devamsızlıklar, vardiyalar, raporlu günler ve bordro hesabını etkileyen puantaj verileri düzenli tutulmalıdır. Puantaj ile bordro arasındaki uyumsuzluk, denetimde açıklanması gereken önemli kayıt farklılıklarından biridir.
7. Çalışma dönemindeki diğer kayıtlar: Ücret ve görev değişiklikleri, gerekli eğitim kayıtları, çalışana yapılan bildirimler ve somut olay oluşmuşsa disiplin sürecine ilişkin belgeler kronolojik biçimde dosyaya eklenmelidir. Gereksiz kişisel veri toplamaktan kaçınılmalıdır.
8. İşten ayrılış ve fesih belgeleri: Fesih bildirimi, istifa belgesi varsa ilgili kayıt, SGK işten ayrılış bildirgesi, çıkış hesabına dayanak belgeler ve kullanılmamış izin gibi kapanış kayıtları birlikte kontrol edilmelidir. Belgelerdeki ayrılış tarihi ve fesih nedeni birbiriyle çelişmemelidir.

Puantaj, bordro, izin ve SGK kayıtlarının aynı veri üzerinden kontrol edilmesi özellikle önemlidir. Bu kayıtların aylık hesap süreciyle birlikte yönetilmesine ilişkin kapsam Nexora'nın bordro danışmanlığı sayfasında açıklanmaktadır.

Özlük dosyası ne kadar süre saklanmalıdır?

Özlük dosyasındaki bütün belgeler için geçerli tek bir saklama süresi bulunmaz. İş Kanunu'nun 75. maddesi dosyanın tutulmasını zorunlu kılar ancak dosyanın tamamına uygulanacak tek bir yıl sayısı belirlemez. Bu nedenle işverenin belge türlerine göre saklama planı oluşturması daha doğru bir yaklaşımdır.

Bu farklı süreler nedeniyle tüm dosyayı aynı tarihte otomatik olarak silmek de bütün belgeleri süresiz saklamak da doğru bir veri yönetimi yöntemi değildir. Saklama süresi sona eren kişisel veriler için ilgili mevzuat ve kurumun saklama ve imha politikasına uygun işlem yapılmalıdır.

KVKK açısından özlük dosyası nasıl korunmalıdır?

Özlük dosyası kimlik, iletişim, ücret, izin ve bazı durumlarda sağlık bilgileri gibi çok farklı veri kategorilerini bir araya getirir. İşveren önce hangi veriyi hangi hukuki nedenle tuttuğunu belirlemeli, ardından erişimi yalnızca görevi gereği bu bilgilere ihtiyaç duyan kişilerle sınırlandırmalıdır.

• Dosyaya görevle ilgisi bulunmayan kişisel bilgiler eklenmemelidir.
• Sağlık kayıtları gibi özel nitelikli kişisel verilere erişim ayrıca sınırlandırılmalıdır.
• Fiziksel klasörler yetkisiz erişime kapalı alanlarda tutulmalıdır.
• Dijital kayıtlarda kullanıcı bazlı yetkilendirme ve erişim kontrolü uygulanmalıdır.
• Dosyaların e-posta veya ortak klasörler üzerinden kontrolsüz biçimde paylaşılmasına izin verilmemelidir.
• Saklama süresi dolan kayıtlar için kurumun imha süreci işletilmelidir.

Fiziksel dosya mı dijital dosya mı kullanılmalıdır?

İki model birlikte de kullanılabilir. Önemli olan belgenin hangi ortamda bulunduğundan çok bütünlüğünün korunması, gerektiğinde erişilebilir olması ve yetkisiz kişilere açılmamasıdır.

Denetimde eksik dosya hangi riskleri doğurur?

Özlük dosyasının hiç düzenlenmemesi İş Kanunu bakımından idari yaptırım riski doğurur. Dosyanın bulunması ancak gerekli kayıtların eksik olması da farklı bir sorundur. İşveren ücret, çalışma süresi, izin, SGK veya fesih işlemlerine ilişkin kayıtları gerektiğinde ortaya koyamazsa yapılan işlemin dayanağını açıklamak güçleşir.

Bir başka risk kayıtların birbirini doğrulamamasıdır. Örneğin puantajdaki çalışma günü, bordrodaki gün sayısı, izin kaydı ve SGK bildirimi arasında açıklanamayan farklılıklar bulunması yalnızca özlük dosyasının değil bordro ve İK kontrol sisteminin birlikte incelenmesini gerektirir.

İşveren için özlük dosyası kontrol listesi

• Her çalışan için ayrı ve tanımlanabilir bir özlük dosyası bulunuyor mu?
• Kimlik bilgileri güncel ve gerekli veriyle sınırlı mı?
• İş sözleşmesi ve varsa ek protokoller dosyada mı?
• SGK işe giriş kaydı mevcut mu?
• Pozisyon gerektiriyorsa diploma ve sertifikalar doğrulanmış mı?
• Gerekli sağlık ve işe uygunluk kayıtları bulunuyor mu?
• Yıllık izin kayıtları düzenli tutuluyor mu?
• Puantaj kayıtları bordro ve SGK verileriyle uyumlu mu?
• İşten ayrılan çalışanların fesih ve SGK çıkış belgeleri tamam mı?
• Belge türlerine göre saklama süreleri tanımlanmış mı?
• Fiziksel ve dijital erişim yetkileri sınırlandırılmış mı?
• Sağlık verileri gibi özel nitelikli bilgiler için ek güvenlik uygulanıyor mu?

Dosyaların çalışan bazında tek tek kontrol edilmesinin yanında bordro, SGK, çalışma süreleri, İSG ve KVKK kayıtlarının birbiriyle uyumunun incelenmesi de denetim hazırlığının parçasıdır. Nexora'nın insan kaynakları iç denetim hizmeti bu kayıtları örnekleme dayalı uyum kontrolüyle inceleyerek bulguların risk düzeyi ve düzeltme adımlarına göre raporlanmasını kapsar.

Nexora Danışmanlık, İstanbul Şişli merkezli ve İŞKUR yetkili bir özel istihdam bürosudur. 1584 numaralı Geçici İş İlişkisi Yetki Belgesi 16.03.2026 - 15.03.2029 tarihleri arasında geçerlidir. Şirket, İK, bordro ve uyum hizmetlerini Türkiye genelindeki işverenlere sunmaktadır.

Sık sorulan sorular