İşe Giriş Bildirgesi Ne Zaman ve Nasıl Verilir?

İşe giriş bildirgesi, 4/a kapsamında çalıştırılacak kişinin sigortalılık başlangıcını Sosyal Güvenlik Kurumuna bildiren kayıttır. İşveren açısından temel kural nettir: çalışan fiilen işe başlamadan önce bildirim tamamlanmalıdır. SGK uygulamasında genel süre, işe başlama tarihinden en geç bir gün öncedir. Bu nedenle yeni çalışanın ilk iş günü beklenmeden işyeri sicili, işe giriş tarihi, meslek kodu ve çalışma biçimi kontrol edilerek bildirge gönderilmelidir.

İşe giriş bildirgesi bir aylık prim bildirimi değildir. İşe alınan kişinin hangi işyerinde, hangi tarihte ve hangi sigortalılık bilgileriyle çalışmaya başladığını tescil eder. Özellikle çok sayıda işe alım yapan işletmelerde başlangıç tarihi ile sistemdeki bildirimin aynı işe alım kaydından beslenmesi, ilk gün öncesi kontrolün atlanmasını önler.

İşe giriş bildirgesi hangi durumda verilir?

Hizmet akdiyle 4/a kapsamında çalıştırılacak bir kişi işe alındığında sigortalı işe giriş bildirgesi verilir. Daha önce başka bir işyerinde sigortalı olmuş olması bu yükümlülüğü ortadan kaldırmaz. İşveren, kendi işyeri sicilinden başlayacak yeni çalışma için ayrı işe giriş kaydı oluşturur.

Bildirimde esas alınacak tarih, çalışanın fiilen işe başlayacağı tarihtir. Sözleşmenin imzalandığı gün ile fiili işe başlama günü farklıysa bildirge fiili başlangıca göre düzenlenmelidir. İşe başlama tarihini sonradan değiştirmek, yalnızca ekran düzeltmesi olarak görülmemelidir; SGK kayıtları ile iş sözleşmesi, özlük belgeleri ve fiili çalışma düzeni birbiriyle uyumlu olmalıdır.

İşe giriş bildirgesi ne zaman verilmelidir?

5510 sayılı Kanun ve SGK uygulamasındaki genel kurala göre 4/a kapsamındaki çalışan, işe başlamadan en geç bir gün önce Kuruma bildirilir. Ancak bazı faaliyetlerde ve özel durumlarda süre farklıdır.

Kamu idareleri için ayrıca özel süreler ve statüler bulunur. Özel sektör işvereninin normal işe alımında ise güvenli operasyon kuralı, bildirgeyi ilk iş gününden önce tamamlamaktır. Sektörel istisnayı genel uygulamaymış gibi kullanmak geç bildirime yol açabilir.

Bildirgede hangi bilgiler kontrol edilmelidir?

İşe giriş bildirgesinde yalnızca kimlik ve başlangıç tarihi değil, çalışmanın niteliğini belirleyen alanlar da önemlidir. İşverenin özellikle şu bilgileri personel dosyası ve iş sözleşmesiyle karşılaştırması gerekir:

• Kimlik bilgileri: T.C. kimlik numarası veya geçerli sigortalı kimlik bilgileri doğru kişiyle eşleşmelidir.
• İşyeri bilgisi: Çalışan hangi SGK işyeri sicilinde çalışacaksa bildirim o sicilden yapılmalıdır.
• İşe giriş tarihi: Sisteme yazılan tarih fiili çalışma başlangıcıyla aynı olmalıdır.
• Sigortalılık türü: Çalışanın tabi olduğu sigortalılık kodu gerçek çalışma durumuna göre seçilmelidir.
• Meslek adı ve kodu: Meslek kodu çalışanın diplomasına veya geçmiş unvanına göre değil, işyerinde fiilen yapacağı işe göre belirlenmelidir.
• Çalışma biçimi: Kısmi süreli çalışma veya çağrı üzerine çalışma gibi İş Kanunundaki çalışma biçimlerine ilişkin alanlar sözleşmedeki ve fiili düzene uygun işaretlenmelidir.

Özellikle meslek kodunun işe alım talebindeki unvandan otomatik kopyalanması hataya açıktır. Aynı unvan farklı işyerlerinde farklı fiili görevleri ifade edebilir. Kısmi süreli çalışanlarda da yalnızca haftalık saat sayısına bakmak yerine imzalanan sözleşme ve planlanan çalışma düzeni esas alınmalıdır.

e-Bildirge üzerinden işe giriş bildirgesi nasıl verilir?

Sigortalı işe giriş işlemi SGK'nın e-Sigorta işveren uygulaması üzerinden elektronik olarak yürütülür. İşverenler bunu çoğu zaman e-Bildirge yetkisiyle kullanılan SGK işveren ekranlarının bir parçası olarak görür. Aylık bildirimden farklı olan bu işlem için pratik sıra şöyledir:

1. Doğru işyeri sicilini seçin. Birden fazla SGK sicili olan işletmelerde çalışanın fiilen bağlı olacağı işyerini doğrulayın.
2. Sigortalı işe giriş ekranını açın. Çalışanın kimlik bilgilerini girerek sistemdeki kayıtla eşleşmesini kontrol edin.
3. İşe başlama tarihini yazın. Tarihi iş sözleşmesi ve fiili başlangıç planıyla karşılaştırın. Süre istisnası varsa hangi istisnaya dayandığını ayrıca kontrol edin.
4. Sigortalılık ve çalışma bilgilerini tamamlayın. Uygun sigortalılık kodunu seçin. Kısmi süreli veya çağrı üzerine çalışma alanlarını gerçek çalışma biçimine göre işaretleyin.
5. Meslek kodunu seçin. Çalışanın işyerinde fiilen yapacağı göreve karşılık gelen meslek adı ve kodunu kullanın.
6. Kontrol edip onaylayın. Kimlik, tarih, işyeri, sigortalılık ve meslek bilgilerini son kez karşılaştırdıktan sonra bildirimi gönderin. Kurumun oluşturduğu barkodlu çıktıyı alın, bir nüshayı çalışana verin ve işverende kalacak nüshayı özlük dosyasında saklayın.

Elektronik bildirim zorunlu olduğu halde bildirgeyi yalnızca kağıt ortamında vermek de şekil ve usul yönünden sorun doğurabilir. Bu nedenle sistem onayının ve barkodlu sonucun gerçekten oluştuğu kontrol edilmelidir. Taslak kaydı veya ekranda bilgi girişi yapılmış olması tek başına tamamlanmış bildirim anlamına gelmez.

Geç veya hiç verilmeyen bildirgenin sonucu nedir?

Sigortalı işe giriş bildirgesinin yasal sürede veya SGK'nın belirlediği yöntemle verilmemesi halinde 5510 sayılı Kanun kapsamında idari para cezası uygulanır. Ceza tutarı burada verilmemektedir. Yaptırım, bildirimin işveren tarafından geç verilmesi ile bildirimin hiç yapılmadığının mahkeme kararı, SGK denetimi veya diğer kamu kayıtları üzerinden tespit edilmesi gibi durumlarda aynı şekilde değerlendirilmez. Tespitin niteliği ve tekrar hali yaptırım düzeyini etkileyebilir.

Hiç bildirim yapılmaması yalnızca para cezası riski yaratmaz. Kayıt dışı çalışmanın tespiti halinde sigortalılık başlangıcının Kurumca belirlenmesi, işveren kayıtlarının incelenmesi ve eksik sigortalılık bilgilerinin düzeltilmesi gündeme gelebilir. İşveren bu nedenle işe giriş bildirgesini bordro ayının sonunda yapılacak bir iş olarak değil, çalışanın ilk gününden önce tamamlanacak bir tescil adımı olarak yönetmelidir.

Bir ceza işlemi veya geçmiş hizmete ilişkin uyuşmazlık hukuki değerlendirme gerektiriyorsa hukuki mütalaa ve dava takibi avukatların çalışma alanındadır. Bordro ve SGK operasyonunda ise amaç, hatayı sonradan savunmak yerine doğru tarih ve doğru kayıtla baştan önlemektir.

İşten çıkış bildirgesiyle bağlantısı nedir?

İşe giriş bildirgesi sigortalılığın başlangıcını, işten ayrılış bildirgesi ise aynı çalışma ilişkisinin SGK yönünden sona erişini bildirir. 4/a kapsamındaki çalışan işten ayrıldığında işten ayrılış bildirgesi, sigortalılığın sona ermesini izleyen 10 gün içinde verilir. Girişte kullanılan işyeri ve kimlik bilgilerinin doğru tutulması, ayrılış kaydının da doğru kişi ve doğru sicil üzerinden yapılmasını kolaylaştırır.

İlk gün öncesi kontrol listesi

• İşe başlama tarihini iş sözleşmesiyle karşılaştırın.
• Çalışanın hangi SGK işyeri sicilinde bildirileceğini doğrulayın.
• Fiili göreve uygun meslek kodunu belirleyin.
• Tam veya kısmi çalışma düzenini ve varsa çağrı üzerine çalışma durumunu kontrol edin.
• Sigortalılık türünü doğru seçin.
• Bildirimi yasal süre içinde gönderip barkodlu sonucu dosyalayın.

İşe giriş ve işten ayrılış bildirgelerinin hazırlanması ve yasal takvimle izlenmesi, Nexora Danışmanlık'ın bordrolama hizmetinde yer verdiği işler arasındadır. Şirkete özgü vardiya, prim ve ücret kurallarının yazılı hesap setine dönüştürülmesi için teknik bordrolama sayfası incelenebilir. Hizmet dışarıdan alınsa da bildirim yükümlülüğünün işverende kaldığı unutulmamalıdır.

Yeni çalışanın bütçeye etkisini ücret ve işveren primleriyle birlikte ayrı bir adımda görmek isteyen işverenler işveren maliyeti hesaplama aracını kullanabilir. Bu hesap, işe giriş bildirgesinin yerine geçmez; işe alım kararının maliyet boyutunu planlamaya yarar.

Sık sorulan sorular