İhbar Süresi: İşverenin Fesih Bildiriminde Uyması Gereken Kurallar

İhbar süresi, belirsiz süreli iş sözleşmesini haklı nedenle derhal fesih dışında sona erdirmek isteyen işverenin fesih iradesini önceden bildirmesi gereken dönemdir. İşveren açısından konu yalnızca kaç haftalık süre uygulanacağını belirlemekten ibaret değildir. Fesih bildiriminin hazırlanması, çalışana tebliğ edilmesi, sürenin doğru tarihten başlatılması, yeni iş arama izninin kullandırılması ve yıllık izin kayıtlarının doğru yönetilmesi aynı sürecin parçalarıdır. Bildirim şartına uyulmaması halinde ihbar tazminatı yükümlülüğü gündeme gelebilir.

İhbar süresi hangi fesihlerde uygulanır?

İhbar süresi esas olarak belirsiz süreli iş sözleşmelerinin bildirimli feshinde uygulanır. Bu nedenle işveren fesih işlemini başlatmadan önce sözleşmenin türünü ve sona erdirme nedenini ayırmalıdır. Belirli süreli sözleşmenin süresinin dolması ile belirsiz süreli sözleşmenin bildirim yoluyla sona erdirilmesi aynı hukuki işlem değildir. Benzer şekilde haklı nedenle derhal fesih şartlarının bulunduğu bir durum da normal bildirimli fesih sürecinden farklı değerlendirilir.

Kanuni bildirim süresi çalışanın kıdemine göre 2, 4, 6 veya 8 hafta olarak değişir. Bu yazıda kıdeme göre süre tablosu tekrarlanmamaktadır. Somut çalışma süresine göre ihbar önelini ve ilgili hesaplamayı görmek için ihbar tazminatı hesaplama aracından yararlanılabilir.

Kanunda düzenlenen bildirim süreleri asgari niteliktedir. İş sözleşmesinde veya uygulanabilir toplu iş sözleşmesinde daha uzun bir süre kararlaştırılmışsa fesih takvimi buna göre kontrol edilmelidir. Bu nedenle yalnızca personelin kıdemine bakıp çıkış tarihi belirlemek yeterli değildir.

İşverenin adımı: Fesih hazırlığına başlamadan önce sözleşme türünü, fesih nedenini ve sözleşmede kanuni süreden daha uzun bir bildirim süresi bulunup bulunmadığını kontrol edin.

Fesih bildirim yazısında neler bulunmalı?

Fesih bildiriminin yazılı hazırlanması işveren açısından temel kontrol noktalarından biridir. İş güvencesi kapsamındaki geçerli nedenle fesihlerde sebebin açık ve kesin biçimde belirtilmesi gerekir. İşçinin davranışı veya verimiyle bağlantılı fesihlerde ise savunma süreci gibi ek usul şartlarının bulunup bulunmadığı ayrıca değerlendirilmelidir.

Fesih yazısında hangi iş sözleşmesinin sona erdirildiği, işverenin fesih iradesi, bildirimin yapıldığı tarih, ihbar süresinin çalıştırılıp çalıştırılmayacağı ve iş sözleşmesinin hangi tarihte sona ereceği tereddüt oluşturmayacak şekilde düzenlenmelidir. Fesih sebebinin açıklanmasının gerektiği durumlarda soyut veya sonradan farklı yorumlanabilecek ifadelerden kaçınılması önemlidir.

Bildirimde yer alan tarihler ile bordro, puantaj ve özlük dosyasındaki kayıtların da birbiriyle uyumlu olması gerekir. Örneğin yazıda ihbar süresinin çalıştırılacağı belirtilirken çıkış kaydının farklı bir tarihe göre oluşturulması dosyada tutarsızlık yaratabilir.

İşverenin adımı: Fesih yazısını tebliğe çıkarmadan önce fesih nedeni, bildirim tarihi, son çalışma tarihi ve bordro kayıtlarını birlikte kontrol edin.

Tebliğ tarihi ihbar süresini nasıl etkiler?

İhbar süresi bildirimin karşı tarafa yapılmasıyla işlemeye başlar. Bu nedenle fesih yazısının hazırlandığı tarih ile çalışana ulaştığı tarih aynı değilse yalnızca belgenin üzerindeki düzenleme tarihini esas almak doğru bir uygulama oluşturmaz. İşverenin bildirimin ne zaman yapıldığını ve çalışana hangi tarihte ulaştığını kayıt altına alması gerekir.

İş Kanunu kapsamındaki bildirimlerde yazılı usul ve bildirimin karşı tarafa ulaştığının belirlenebilmesi önem taşır. İş sözleşmesinin sona ermesi sonucunu doğuran bildirimlerde yazılılık şartı korunur. Çalışan yazılı bildirimi teslim aldığı halde imzalamazsa bu durumun tutanakla tespit edilmesi gerekir. Tebligat mevzuatının uygulanmasını gerektiren durumlarda ise ilgili tebligat kuralları ayrıca dikkate alınmalıdır.

Sözlü görüşme yapılmış olması veya fesih kararının şirket içinde daha önce alınmış olması tek başına ihbar süresini başlatmaz. Operasyonel açıdan belirleyici nokta fesih iradesinin çalışana usulüne uygun biçimde bildirilmesidir.

İşverenin adımı: Fesih bildiriminin çalışana ulaştığı tarihi belgeleyin ve ihbar süresinin başlangıcını bu kayıtla eşleştirin.

İhbar süresinde iş arama izni nasıl kullandırılır?

İşveren ihbar süresini fiilen çalıştırmayı tercih ederse yeni iş arama iznini de planlamalıdır. İş Kanunu'na göre işveren bildirim süresi içinde çalışana iş saatleri içinde ve ücret kesmeden yeni iş arama izni vermek zorundadır. Bu izin günde iki saatten az olamaz.

Çalışan isterse iş arama izin saatlerini birleştirerek toplu kullanabilir. Toplu kullanımın işten ayrılacağı günden önceki günlere denk gelmesi ve bu talebin işverene bildirilmesi gerekir. İşveren açısından izin gün ve saatlerinin yalnızca sözlü şekilde bırakılması yerine kayıt altına alınması puantaj ve bordro tutarlılığı açısından önem taşır.

Yeni iş arama izninin verilmemesi veya eksik kullandırılması ücret yükümlülüğü doğurur. Çalışanın iş arama izni sırasında çalıştırılması halinde ise kanunda ayrıca zamlı ücret öngörülür. Bu nedenle iş arama izni, ihbar süresinin tali bir ayrıntısı değil doğrudan işverenin yerine getirmesi gereken bir yükümlülüktür.

İşverenin adımı: İhbar süresi başlarken iş arama izninin günlük mü yoksa toplu mu kullanılacağını kayda bağlayın ve puantajı buna göre düzenleyin.

Yıllık izin ihbar süresi içinde kullandırılabilir mi?

İşveren tarafından yapılan fesihte ihbar süresi ile yeni iş arama izinleri yıllık ücretli izin süresiyle iç içe geçirilemez. Başka bir ifadeyle işveren ihbar önelinin bir bölümünü çalışanın kullanılmamış yıllık izin günlerinden düşerek tamamlayamaz.

Çalışanın iş sözleşmesi sona erdiğinde kullanılmamış yıllık izin sürelerine ilişkin ücret konusu ayrıca değerlendirilir. Bu hesap ile ihbar süresinin nasıl işletildiği birbirinden ayrı tutulmalıdır. Özellikle çok sayıda kullanılmamış izin günü bulunan çalışanların çıkışlarında izin bakiyesi ile ihbar takviminin aynı çizelgede karıştırılması uygulama hatasına neden olabilir.

İşverenin adımı: İhbar süresi, iş arama izni ve kullanılmamış yıllık izin bakiyesini ayrı kalemler olarak takip edin.

İhbar öneli peşin ödenebilir mi?

İşveren bildirim süresine ait ücreti peşin ödeyerek iş sözleşmesini ihbar süresini fiilen çalıştırmadan sona erdirebilir. Bu seçenek ile ihbar süresini çalıştırma yöntemi arasında uygulama açısından önemli farklar bulunur.

Peşin ödeme yapılması fesih işlemi için gerekli diğer koşulları ortadan kaldırmaz. Fesih nedeninin geçerliliği, yazılı bildirim zorunluluğu ve gerekiyorsa savunma alınması gibi başlıklar kendi şartları içinde değerlendirilmelidir. İşveren peşin ödeme yöntemini seçtiğinde bordro ve işten çıkış kayıtlarını da aynı fesih senaryosuna göre düzenlemelidir.

İşverenin adımı: İhbar süresinin çalıştırılması veya önel ücretinin peşin ödenmesi kararını fesih belgeleri hazırlanmadan önce kesinleştirin.

İşverenin sık yaptığı hatalar

1. Sözleşme türünü kontrol etmemek: Her iş sözleşmesi sona ermesini otomatik olarak ihbar süreli fesih gibi değerlendirmek.
2. Süreyi yanlış tarihten başlatmak: Fesih yazısının hazırlandığı tarihi esas alıp çalışana tebliğ tarihini dikkate almamak.
3. Sözleşmedeki süreyi gözden kaçırmak: Kanuni süreden daha uzun bir bildirim öneli kararlaştırılıp kararlaştırılmadığını kontrol etmemek.
4. Fesih gerekçesini belirsiz bırakmak: Sebebin açık yazılması gereken durumlarda genel veya değişken ifadeler kullanmak.
5. Yıllık izinle ihbar süresini birleştirmek: İşveren tarafından yürütülen ihbar önelini yıllık izin süresiyle iç içe geçirmek.
6. İş arama iznini planlamamak: İzin sürelerini kullandırmamak, eksik kullandırmak veya puantajda göstermemek.
7. Peşin ödeme kararını kayıtlara yansıtmamak: İhbar süresini çalıştırmadan çıkış yaparken buna ilişkin ücret ve fesih kayıtlarını uyumlu düzenlememek.
8. Belgelerde farklı tarihler kullanmak: Fesih yazısı, bordro, puantaj ve işten çıkış kaydında birbiriyle uyuşmayan tarihler oluşturmak.

İşverenin adımı: Çıkış işlemi tamamlanmadan önce bu kontrolleri tek dosya üzerinden yapın ve tüm belgelerin aynı fesih sürecini gösterdiğinden emin olun.

Fesih dosyası son kontrolden nasıl geçirilmeli?

İhbar süresinde asıl operasyonel risk çoğu zaman haftanın yanlış hesaplanmasından değil süreçteki belgelerin birbirini desteklememesinden doğar. Doğru süre belirlenmiş olsa bile tebliğ tarihi kayda alınmamışsa, iş arama izni puantajda görünmüyorsa veya yıllık izin ihbar öneliyle çakıştırılmışsa fesih dosyası tutarsız hale gelebilir.

Nexora Danışmanlık tarafından sunulan ik danışmanlığı kapsamında savunma istemi, ihtar ve fesih bildirimi gibi insan kaynakları süreçleri planlanabilir, ilgili form ve sözleşme setleri üzerinde çalışılabilir ve fesih adımları uygulama öncesinde kontrol edilebilir. Hukuki mütalaa ve dava takibi avukatların çalışma alanında olduğundan hukuki uyuşmazlık riski taşıyan konuların şirket avukatıyla birlikte değerlendirilmesi gerekir.

İşverenin adımı: Fesih kararını bordro ve işten çıkış işlemine dönüştürmeden önce sözleşme türü, fesih nedeni, bildirim tarihi, tebliğ kaydı, ihbar öneli, iş arama izni, yıllık izin ve son çalışma tarihini birlikte kontrol edin.

Sık sorulan sorular