E-Vizite: İşveren Rapor Onayını Nasıl ve Ne Zaman Yapar?

E-Vizite, 4/a kapsamında çalışan sigortalıların istirahat raporlarıyla ilgili çalışma durumunun işveren tarafından SGK'ya elektronik ortamda bildirilmesini sağlayan uygulamadır. İşverenler tarafından e vizite olarak da aranan bu süreçte yapılan işlem, sağlık kuruluşunun düzenlediği raporun tıbbi açıdan onaylanması değildir. İşverenin temel görevi, sigortalının raporlu olduğu dönemde işyerinde çalışıp çalışmadığını kendi kayıtlarıyla kontrol ederek SGK'ya doğru şekilde bildirmektir.

Bu nedenle uygulamada sık kullanılan “rapor onayı” ifadesi, esas olarak çalışılmadığına dair bildirimi anlatır. İşveren açısından rapor kaydı, puantaj, prim gün sayısı ve eksik gün nedeninin birbiriyle uyumlu olması gerekir. E-Vizite ekranındaki bildirimin doğru yapılması tek başına yeterli değildir. Aynı olayın bordro ve aylık SGK kayıtlarında da tutarlı biçimde görünmesi gerekir.

E-Vizite sisteminde işverenin rolü nedir?

İstirahat raporunu sağlık hizmet sunucusu düzenler. İşveren ise rapor süresini kendi devam kayıtlarıyla karşılaştırır ve çalışanın bu süre içinde işyerinde çalışıp çalışmadığı bilgisini bildirir. Dolayısıyla işveren raporun tıbbi gerekçesi hakkında karar vermez veya rapor süresini değiştirmez.

İşverenin kontrol alanı işyeri kayıtlarıdır. Rapor başlangıç ve bitiş tarihleri puantajla karşılaştırılmalı, raporlu günlerde vardiya veya fiili çalışma kaydı bulunup bulunmadığı incelenmeli ve aylık prim bildirimi buna göre hazırlanmalıdır. Özellikle aynı ay içinde rapor dışında başka eksik gün nedenleri de varsa bu kontrol bordro kapanışından önce yapılmalıdır.

Rapor onayı hangi sürede yapılır?

Çalışılmadığına dair bildirim süresi yalnızca raporun başladığı tarihe bakılarak takip edilmez. İşverenin, raporun sona erdiği ayı ve o aya ilişkin aylık prim ve hizmet bilgilerinin verilmesi gereken son tarihi birlikte izlemesi gerekir. Bildirim, istirahatin sona erdiği tarihin içinde bulunduğu aya ait aylık prim ve hizmet bilgilerinin verilmesi gereken son günün sonuna kadar tamamlanır.

Özel sektör işverenlerinde Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi genel olarak ilgili ayı izleyen ayın 26'sına kadar verildiğinden rapor bildirim kontrolü de bordro takviminde bu kapanış süreciyle birlikte yürütülmelidir. Böylece raporun sisteme düşmesi ile bildirimin son günü arasında ayrı ve kontrolsüz bir süreç oluşması engellenir.

Eski uygulamalara ilişkin içeriklerde görülebilen “rapor bitiminden itibaren 5 iş günü” yaklaşımının tek başına güncel takip kuralı olarak kullanılmaması gerekir. İşveren, bordro ve SGK takvimini raporun bitiş ayı üzerinden kontrol etmelidir.

E-Vizite bildirimi nasıl yapılır?

1. Rapor kaydını inceleyin. Çalışanın kimlik bilgileri ile rapor başlangıç ve bitiş tarihlerinin işyeri kayıtlarıyla uyuştuğunu kontrol edin.
2. Puantajla karşılaştırın. Raporlu günlerde vardiya, giriş çıkış, fazla çalışma veya başka bir fiili çalışma kaydı bulunup bulunmadığını inceleyin.
3. Çalışma durumunu bildirin. İlgili rapor için sigortalının istirahat döneminde çalışıp çalışmadığı bilgisini gerçeğe uygun biçimde sisteme girin.
4. Eksik gün kaydını kontrol edin. Rapor nedeniyle prim gün sayısı eksiliyorsa aylık bildirimin eksik gün nedeni ile rapor kaydının uyumlu olmasını sağlayın.
5. Bordro kapanışında tekrar kontrol edin. E-Vizite bilgisi, puantaj, prim gün sayısı ve eksik gün kodunun aynı durumu anlattığını doğrulayın.
6. İşlem kaydını saklayın. Bildirimin yapıldığını gösteren kaydı ilgili bordro döneminin kontrol belgeleriyle birlikte muhafaza edin.

Çalışılmadığına dair bildirim bazı durumlarda aylık prim ve hizmet bildirimi içindeki eksik gün bilgileri üzerinden de karşılanabilir. Eksik günün nedeni yalnızca istirahat olduğunda “01-İstirahat” kodu önem taşır. Ancak çalışana raporlu olduğu dönemde ücret ve prim bildirilmeye devam edilmesi veya aynı ayda birden fazla eksik gün nedeninin bulunması halinde çalışılmadığına dair bilginin ayrıca doğru biçimde kontrol edilmesi gerekir.

Raporlu günler puantaja ve bordroya nasıl yansır?

Raporlu günler puantajda fiili çalışma günü gibi gösterilmemelidir. Çalışanın rapor dönemindeki ücret uygulaması ise iş sözleşmesine, varsa toplu iş sözleşmesine ve işyerinin ücret politikasına göre farklılaşabilir. Bu nedenle “raporlu gün her durumda ücret kesintisi yaratır” şeklinde tek bir bordro kuralı kurulamaz.

Rapor kayıtlarının puantaja doğru aktarılması ücret hesabı ve SGK bildiriminin aynı veriden üretilmesi açısından önemlidir. Nexora Danışmanlık'ın bordro hizmeti kapsamında puantaj, izin ve rapor günleri bordro sürecine dahil edilir. Bordro sürecinin dışarıdan yürütülmesi işverenin kendi yasal yükümlülüklerini ortadan kaldırmaz.

Bildirim yapılmazsa ne olur?

Çalışılmadığına dair bildirimin süresinde yapılmaması veya gerekli olduğu halde hiç yapılmaması işveren açısından idari para cezası riski doğurabilir. Ayrıca çalışanın raporu ile işverenin aylık prim bildirimi arasında açıklanamayan bir fark oluşabilir. Bu durum daha sonra kayıt kontrolü, düzeltme veya ek inceleme ihtiyacına yol açabilir.

Çalışan açısından ise işveren bildiriminin eksik olması her durumda geçici iş göremezlik ödeneğinin tamamen kaybedileceği anlamına gelmez. Bazı durumlarda SGK, diğer sigortalılık ve prim kayıtlarını kullanarak ödeme sürecini ilerletebilir. Bununla birlikte işverenin bildirimi zamanında yapma yükümlülüğü devam eder ve eksik işlem ödeneğin işlenmesini geciktirebilir veya ek kontrol gerektirebilir.

Bu içerikte geçici iş göremezlik ödeneğinin tutarı hesaplanmamaktadır. Çalışanın rapor türü, süre ve prime esas kazanç bilgileri üzerinden tahmini tutarı incelemek için rapor parası hesaplama aracı kullanılabilir.

E-Vizite sürecinde hangi hatalar sık yapılır?

1. Süreyi yalnızca rapor başlangıç tarihinden takip etmek: İşverenin raporun bitiş ayını ve ilgili aylık bildirim takvimini birlikte izlemesi gerekir.
2. Eski 5 iş günü bilgisini tek kural kabul etmek: Güncel takip bordro ve aylık SGK bildirimi takvimiyle birlikte yapılmalıdır.
3. Raporu puantaja geç işlemek: Rapor bordro kapandıktan sonra fark edilirse prim günü ve eksik gün bilgilerinin yeniden kontrol edilmesi gerekebilir.
4. Ücret ödenmesini fiili çalışma olarak değerlendirmek: Raporlu dönemde ücret veya prim bildirilmesi ile işyerinde fiilen çalışma aynı kavram değildir.
5. Birden fazla eksik gün kodunu yeterli görmek: Aynı ayda farklı eksik gün nedenleri varsa çalışılmadığına dair bildirim ayrıca kontrol edilmelidir.
6. E-Vizite ile beyannameyi farklı bırakmak: Rapor tarihi, prim günü ve eksik gün nedeni aynı olayı birbiriyle çelişmeden açıklamalıdır.
7. İşlem kaydını saklamamak: Bildirimin hangi tarihte tamamlandığının daha sonra doğrulanabilmesi için kayıtların bordro dosyasıyla birlikte tutulması gerekir.

İşveren rapor sürecini nasıl kontrol altında tutar?

Rapor işlemini ay sonunda hatırlanan ayrı bir SGK ekranı olarak değil bordro iş akışının parçası olarak yönetmek daha sağlıklı bir kontroldür. Rapor sisteme ulaştığında tarihlerin puantaja işlenmesi, rapor sona erdiğinde çalışma durumunun kontrol edilmesi ve dönem kapanışında prim günü ile eksik gün nedeninin karşılaştırılması gerekir.

İşveren açısından temel kontrol şudur: sağlık raporunun tarihleri, puantaj, fiili çalışma bilgisi, prim gün sayısı ve çalışılmadığına dair bildirim aynı olayı tutarlı biçimde göstermelidir. Bu kayıtların birlikte kontrol edilmesi E-Vizite işleminin zamanında tamamlanmasını ve bordro ile SGK bildirimleri arasında uyumsuzluk oluşma riskinin azaltılmasını sağlar.

Sık sorulan sorular